O trabalhador médio perde aproximadamente a metade da sua jornada laboral buscando os documentos que ele necessita para realizar seu trabalho diário. Este dado, extraído de um estudo de PWC, é um exemplo do desafio que as empresas enfrentam na hora de processar todas as informações que lhes chegam diariamente. As empresas recebem milhares de documentos procedentes de diversos lugares (mail, correio normal, fax…), que requerem processamento de formas distintas: alguns arquivos devem ser impressos, outros armazenados, enviados a um determinado empregado e serem incluídos automaticamente em uma aplicação do negócio. Tudo isso implica processos complexos, perda de eficiência e aumento dos custos. Não surpreende que os gastos visíveis com a gestão documental alcancem apenas 10% do total que as empresas dedicam a esta partida, prova que não estão gerenciando os documentos como deveriam. De fato, se implementássemos a estratégia documental adequada às necessidades de cada empresa, se poderia garantir maior eficiência assim como maio rigor no cumprimento dos trâmites de segurança e legalidade. Portanto, esta situação requer uma solução. Aqui entram os provedores de soluções IT. Combinando notáveis opções de software e hardware buscamos integrar estes processos para , assim, reduzir os custos, aumentar a proteção e o controle dos documentos e, definitivamente, aumentar a eficiência das empresas , ajudando-as a economizar ao mesmo tempo que melhoram a qualidade dos seus serviços.
Seguindo esta linha, os provedores IT estão apostando em desenvolvimento e soluções de gestão documental para que nossos clientes possam se beneficiar de uma maior escalabilidade, flexibilidade na hora de armazenar, processar e controlar os dados e informações relativas aos seus clientes, provedores, empregados ou parceiros. É necessário uma aproximação end-to-end com as diversas soluções e serviços documentais para que as organizações possam estabelecer fluxos de trabalho, arquivar documentos, recuperar informações em alguns segundos ou distribuir automaticamente os diferentes arquivos.
Estes tipos de soluções (MyDOCument , no caso da KYOCERA) buscam adaptarse à capacidade e tamanho das companhias que contratam estes serviços. Esta adaptabilidade é fundamental , sobretudo em um país onde mais de 90% do setor empresarial está nas mãos das pymes (pequenas e médias empresas).
AS VENTAGENS DE CONTAR COM UMA FERRAMENTA DE GESTÃO DOCUMENTAL
Uma estratégia correta de gestão documental, empreendida a partir de uma ferramenta que integre todos os processos de gerenciamento de documentos da empresa, dá à ela uma automação que lhe permite, entre outras funcionalidades, melhorar o serviço ao cliente e acelerar o processo de validade e de gestões desde a entrada até a saída de um arquivo.
Deste modo, uma fatura que é recebida pelo correio eletrônico é reconhecida como tal, enviada para o aplicativo de faturamento, processada, devolvida ao sistema e repondida com um e-mail predeterminado. Tudo isso em minutos e sem que nenhum empregado tenha que perder tempo com estas tarefas, centrando- se no que realmente importa: o ” coração” do negócio.
Este é um exemplo claro de aumento da produtividade , obtido a partir da contrtação de soluções e serviços que oferecemos aos provedores tecnológicos. Além disso, há de somar-se um aspecto fundamental: o aumento da segurança. E este tipo de aplicação estabelece um regime de licenças para autorizar ou negar acesso a determinados tipos de documentos. A isto acrescentamos uma melhora na organização de todo o fluxo de documentos da empresa; estas aplicações fornecem aos gerentes um maior controle interno, permitindo-lhes ver de um golpe de vista qualquer documento e informação que necessitem.
Isso se traduz em importante economia de custos para a empresa. Segundo a AIIM (Associação para a Gestão da Informação e da Imagem) uma empresa com uso intenso de documentos poderá economizar, implementando um sotware de gestão documental, cerca de R$ 30.000,00 por empregado/ mês. Desta forma, combinando soluções deste tipo, as empresas podem alcançar um aumento significativo na eficiência de seus processos de gestão de documentos, reduzindo o dinheiro gasto em processos de TI.