Seguindo esta linha, os provedores IT estão apostando em desenvolvimento e soluções de gestão documental para que nossos clientes possam se beneficiar de uma maior escalabilidade, flexibilidade na hora de armazenar, processar e controlar os dados e informações relativas aos seus clientes, provedores, empregados ou parceiros. É necessário uma aproximação end-to-end com as diversas soluções e serviços documentais para que as organizações possam estabelecer fluxos de trabalho, arquivar documentos, recuperar informações em alguns segundos ou distribuir automaticamente os diferentes arquivos.
Estes tipos de soluções (MyDOCument , no caso da KYOCERA) buscam adaptarse à capacidade e tamanho das companhias que contratam estes serviços. Esta adaptabilidade é fundamental , sobretudo em um país onde mais de 90% do setor empresarial está nas mãos das pymes (pequenas e médias empresas).
AS VENTAGENS DE CONTAR COM UMA FERRAMENTA DE GESTÃO DOCUMENTAL
Uma estratégia correta de gestão documental, empreendida a partir de uma ferramenta que integre todos os processos de gerenciamento de documentos da empresa, dá à ela uma automação que lhe permite, entre outras funcionalidades, melhorar o serviço ao cliente e acelerar o processo de validade e de gestões desde a entrada até a saída de um arquivo.
Deste modo, uma fatura que é recebida pelo correio eletrônico é reconhecida como tal, enviada para o aplicativo de faturamento, processada, devolvida ao sistema e repondida com um e-mail predeterminado. Tudo isso em minutos e sem que nenhum empregado tenha que perder tempo com estas tarefas, centrando- se no que realmente importa: o ” coração” do negócio.
Este é um exemplo claro de aumento da produtividade , obtido a partir da contrtação de soluções e serviços que oferecemos aos provedores tecnológicos. Além disso, há de somar-se um aspecto fundamental: o aumento da segurança. E este tipo de aplicação estabelece um regime de licenças para autorizar ou negar acesso a determinados tipos de documentos. A isto acrescentamos uma melhora na organização de todo o fluxo de documentos da empresa; estas aplicações fornecem aos gerentes um maior controle interno, permitindo-lhes ver de um golpe de vista qualquer documento e informação que necessitem.
Isso se traduz em importante economia de custos para a empresa. Segundo a AIIM (Associação para a Gestão da Informação e da Imagem) uma empresa com uso intenso de documentos poderá economizar, implementando um sotware de gestão documental, cerca de R$ 30.000,00 por empregado/ mês. Desta forma, combinando soluções deste tipo, as empresas podem alcançar um aumento significativo na eficiência de seus processos de gestão de documentos, reduzindo o dinheiro gasto em processos de TI.