por: Rainer Wagner

Custos ocultos podem existir em todas as cinco áreas do negócio: produção, vendas, administração, investimento e finanças. Mas consciência, determinação e, em última instância, eliminação de custos ocultos na produção são essenciais para o negócio de impressão e a coisa mais fácil de fazer. Não se esqueça de que os custos ocultos são como um câncer que corrói todos os lucros e retarda o “aumento da produtividade” necessário para reduzir os custos de produção. Na maioria das impressoras, o valor total real dos custos ocultos é desconhecido. Que perigoso!

I – Definição

Custos ocultos são custos incorridos na produção, mas não cobertos pela cotação do produto impresso. Em outras palavras, o cliente não paga esses custos – é a empresa -, portanto, os lucros são perigosamente reduzidos e, portanto, indiretamente, a liquidez. Na maioria dos casos, isso acontece sem que a empresa perceba. Uma situação muito delicada em tempos de pandemia, onde é difícil obter financiamento externo (liquidez) de forma rápida e barata.

II – Onde são criados os custos ocultos de produção?

Logicamente, eles são criados em todas as etapas da produção. Na pré-impressão, impressão, pós-impressão e expedição. Os maiores custos ocultos estão sempre relacionados a máquinas de altíssimo custo por hora, como impressoras multicoloridas ou equipamentos de acabamento automatizados convencionais e digitais.

III – Custos ocultos notórios

Os valores mais elevados de custos ocultos ocorrem em trabalhos repetitivos (típicos: suplementos para jornais ou revistas com uma frequência regular de publicação ou etiquetas) devido à notória falha em atualizar os custos reais e os tempos em favor de um preço mais competitivo ou por meio de um compromisso comercial com o cliente (editoras, vinhas, indústria alimentar).

Os custos ocultos máximos devem ser esperados após o seguinte anúncio clássico do proprietário: “Veja esta brochura, vamos cobrar o mesmo que o trabalho para fulano de tal. Ele lembra?”

IV – Custos ocultos na prática

1- Correção de dados digitais na pré-impressão (baixo custo / hora)

Uma quantidade considerável de custos ocultos é incorrida durante a correção dos arquivos digitais defeituosos do cliente que, devido à concorrência de preços, não são rejeitados durante o pré-voo (revisão). Os erros são aceitos e corrigidos sem cobrar do cliente. Esse tempo investido na correção dos arquivos é um tempo não orçado ou cobrado, mas pago pela empresa.

2- VoBo em cores na máquina (alto custo / hora)

Os custos ocultos incorridos em uma impressora são extremamente elevados. Existem estatísticas internacionais com os custos horários padrão para diferentes impressoras. Estes custos / hora standard levam sempre em consideração o valor do equipamento, a sua depreciação total em 10 anos e o grau de ocupação (turnos com tempo produtivo ou auxiliar produtivo).

Situação típica – vivida na prática – a cor VoBo na máquina:

  • Esperar pelo cliente: 1 hora
  • Discussão de cores com cliente, designer, vendas, gerente de produção, gerente de oficina, impressor: 1 hora
  • Correção de cor de pré-impressão adicional com novo conjunto de placas CtP: 1:35 horas

Um total de três horas e 35 min. adicional, não coberto pela cotação:

35 min. do CtP (Nesse tempo não dá pra expor outros trabalhos planejados!) mais 3 horas / maquina da prensa sem produção paga pela prensa.

Dividido em:

  • uma hora de “tempo não produtivo” e
  • duas horas em “Tempo de atividade auxiliar” (configuração)
  • 35 min. tempo de atividade (do CtP) com atraso de outros trabalhos

Os tempos foram estimados como estão?

O atraso foi levado em consideração no planejamento? – Assegurado no.

Então, por que não executar a prova de cor diretamente na impressora ou ter um sistema de gerenciamento digital de cores (CMS) instalado?

V – Determinação dos custos ocultos

No caso de trabalhar com tempos e custos padronizados da “Padronização de Tarefas” (Workflow), determinar o valor e local dos custos ocultos é muito fácil. Nada mais é feito uma pós-citação da obra com base nos tempos reais registrados. Esses tempos reais são comparados (benchmarking) com os tempos e valores estimados.

Custos ocultos

VI – Eliminação

Comparar custos ocultos significa investigar as razões de sua criação e também tomar medidas para evitar as mesmas situações no futuro. As ações de remoção são:

  • Revisão, correção e atualização de tempos padronizados em produção
  • Elimine rotinas com alto risco de custo oculto (por exemplo, o VoBo colorido na impressora)
  • Use um sistema de gerenciamento de cores CMS (referindo-se à fidelidade digital de cores)
  • Melhorar a manutenção preventiva de equipamentos e máquinas
  • Introduzir tempos de recalibração de rotina em impressoras convencionais
  • Elimine gargalos na produção
  • Investir em novas máquinas
  • Treinar a equipe
  • Sempre realizar a pós-cotação por meio de sistema informatizado de gestão e controle da produção
  • Adicionar um módulo de Inteligência Artificial (A.I) ao programa de controle de custos de produção digital.

VII – Resumo

Custos ocultos são perigosos para a existência da empresa gráfica. É muito importante tirá-los do oculto, conhecê-los por inteiro e eliminar suas raízes na produção. Os custos ocultos atuam como um câncer na produção da empresa e têm a característica fatal de aumentar com maior produtividade.

Cuidadoso:

 Trabalhe sem padronização -> Mais custos ocultos!
 Manuseio ou gerenciamento da produção espontânea -> Mais custos ocultos!
 Controle de produção empírico -> Mais custos ocultos!
 Trabalhos mais repetitivos -> Mais custos ocultos!
 Má qualidade de materiais e suprimentos -> Mais custos ocultos!
 Má manutenção preventiva -> Mais custos ocultos!
 Mais produtividade -> Mais custos ocultos! 
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