Herramienta indispensable para la mejora de la productividad de sus procesos
Es una realidad: somos adictos a los números y estos nos influencian poderosamente. Veamos algunos ejemplos:
- Valoramos el estado de salud de una persona por sus constantes vitales (temperatura, respiración, tensión, pulso…).
- Medimos nuestra popularidad por el número seguidores o amigos que tenemos en Facebook.
- Juzgamos a un futbolista según el promedio de goles que marca por partido
En el contexto de la mejora continua los números son tan esclarecedores que esta aseveración se cumple como una ley física: lo que no se mide no se controla, lo que no se controla no se gestiona, lo que no se gestiona no se mejora.
Las métricas son una parte fundamental del sistema de mejora PDCA de nuestros procesos (Planificar, Hacer, MEDIR, Actuar). Pero medir por medir, no vale. Trabajar con los números adecuados nos llevará a tomar las decisiones acertadas. La clave es saber QUÉ medir y CÓMO medirlo.
Podemos definir una métrica como un número que nos da información sobre un aspecto de nuestro proceso. A veces un solo número no es suficiente para darnos la realidad de un hecho de manera clara y precisa, por ello necesitamos un sistema de métricas, que es una colección de números que aporta más perspectiva a nuestro sistema de producción.
El peligro puede ser que, como somos adictos a los números, queramos medirlo todo. Esta circunstancia nos llevaría a perder el foco de lo que es importante y lo que es secundario. Para este propósito, definimos entre todas las métricas del sistema algunos Indicadores Clave del Proceso o KPI`s (key process indicators) que son los más representativos. Los KPI´s nos proporcionan una visión global sobre nuestro desempeño. Estos indicadores son los que están representados en el cuadro de mando de fabricación.
CARACTERÍSTICAS DE UN CUADRO DE MANDO DE FABRICACIÓN
Para que un cuadro de mando de fabricación sea operativo tiene que tener ciertas características esenciales, tales como:
- Ser ecológico
- Estar balanceado
- Estar alineado
- Ser adecuadamente comunicado
Ser ecológico.
– Un cuadro de mando ecológico es aquel que tiene los indicadores necesarios y no más. Existen empresas que lo miden todo, convierten las métricas en un fin en vez de ser una útil herramienta y se vuelven locas por controlar, cuando lo único que hacen es crear confusión. Para que un cuadro de mando sea ecológico hay que adoptar la ley Zen de «menos es más» y buscar el equilibrio sin correr el riesgo de tener demasiado pocas métricas perdiendo precisión en el análisis. Los expertos recomiendan de 3 a 5 métricas clave por proceso, no más.
Estar balanceado.
– Un sistema balanceado es el que tiene indicadores de diferente naturaleza, como:
- Efectividad: cuánta producción hemos conseguido respecto a nuestro potencial.
- Eficiencia: con cuántos recursos lo hemos conseguido.
- Eficacia: cómo hemos cumplido con las expectativas de nuestros clientes internos y externos.
- Adaptabilidad: aportan contexto, dándonos información sobre las circunstancias bajo las que realizamos nuestro proceso.
El sistema balanceado también consiste en abarcar todos los procesos de fabricación, no solamente los «core» de producción.
Estar alineado.
– El sistema tiene que ser compatible con la cultura y valores de la Organización, con el valor apreciado de nuestros clientes y con los intereses de los diferentes stake holders o grupos de interés para nuestra empresa (clientes, personal, socios, proveedores, etc.).
Estar adecuadamente comunicado.
– La comunicación es vital para que un cuadro motive a la acción. Si los empleados están confundidos es muy difícil que desarrollen comportamientos de mejora adecuados. Hay que cuidar aspectos tales como:
- lEl contenido tiene que estar adaptado al usuario final.
- l Hay que explicar el propósito de la métrica.
- l Contar cómo se calcula y qué aspectos del proceso hacen mejorar el indicador.
CÓMO IMPLEMENTAR EFICAZMENTE UN CUADRO DE MANDO DE FABRICACIÓN
Por otra parte, para que un cuadro de mando de fabricación sea una herramienta eficaz de mejora hay cuidar aspectos muy importantes en la metodología, implementación y uso. Algunos de ellos son:
- Quién medirá cada indicador.
- Cuál es la fórmula de cálculo.
- De qué sistema de información se obtienen los datos.
- Cuándo tienen que estar calculados y publicados los indicadores.
- Qué indicadores se utilizarán en cada reunión de seguimiento y mejora.
- Qué acciones se toman fruto del análisis de los datos.
- Cómo se va a realizar el seguimiento para la consecución de los planes de acción establecidos.
Cómo síntesis, comentar que un cuadro de mando de fabricación es una excelente herramienta para la mejora de los procesos, pero no todo vale. Para que sean operativos tienen que tener unas características concretas y ser parte de una metodología de trabajo. Si estas dos reglas no se cumplen, tendremos una bonita colección de gráficos, pero no cumplirá su misión principal, la mejora de los procesos, lo que supone recursos gastados que no aportan valor, es decir: despilfarro.