José Antonio Martínez Consultor de LeanPrinting y mejora de procesos en LTCaM.
José Antonio Martínez. Consultor de LeanPrinting y mejora de procesos en LTCaM.

Ya lo decía Taiichi Ohno (arquitecto del sistema de producción de Toyota y padre del Lean Manufacturing): Si no hay estándar… no hay mejora.

Si queremos conseguir una empresa competitiva, categoría World Class, además de tener orden y limpieza externa en los lugares de trabajo, tenemos que conseguir el «orden interno» en las tareas del día a día. Este orden no es otra cosa que la estandarización de los procesos.

Trabajar de manera estandarizada consiste en establecer una norma, es decir, una manera organizada y controlada de trabajar, adaptando nuestras tareas a esa norma.

Por otra parte, podemos definir un proceso como el conjunto de actividades que se realizan dentro de la empresa, relacionadas entre sí, que aglutinan personas, recursos e información, de manera que contribuyen a crear productos o servicios con valor añadido.

Podríamos asegurar, sin temor a equivocarnos, que muchos de los problemas en el día a día de una fábrica son consecuencia de la falta de estandarización de sus procesos. Las ventajas de la estandarización de los procesos en una empresa son muy grandes y las podemos resumir en:

  1. Simplifica los procedimientos de trabajo
  2. Asegura la calidad de los productos
  3. Aumenta la seguridad de las personas
  4. Mantiene los costes bajo control
  5. Reduce el desperdicio
  6. Facilita la mejora continua

Dentro de la empresa podemos encontrar procesos con diferente naturaleza tales como:

  • Transformación.- Son los que realmente aportan valor añadido. Son los clásicos de fabricación: Oficina Técnica, Preimpresión, Impresión/Troquelado, Plegado/ Pegado etc.
  • Apoyo.- No aportan valor en sí, pero dan asistencia a los de transformación para que puedan funcionar: Recursos Humanos, Compras, Almacén, Comercial, Mantenimiento, etc.
  • Dirección.- Son aquellos que gobiernan y gestionan la empresa: Controlling, Dirección, Comunicación Interna, etc.
  • Sistemas de Gestión.- Los que aseguran la calidad de los productos, la seguridad de los operarios y el cuidado del medio ambiente: Auditorías Internas, Control de Equipos, Control de Documentación, Gestión de No Conformidades, etc.

ELEMENTOS DE UN PROCESO

Los procesos están compuestos por una serie de elementos tales como:

  1. Responsable.

    Es la persona encargada de que el proceso funcione adecuadamente, es decir, de que todas las actividades se realicen según lo establecido, cumpliendo los objetivos de eficiencia y eficacia planteados, buscando siempre la mejora continua. Un responsable de proceso tiene que trabajar y conseguir una serie de habilidades, tales como:

    • Autoridad
    • Responsabilidad
    • Liderazgo
    • Conocimientos técnicos específicos

    Por otra parte, las funciones básicas de un responsable respecto del proceso son:

    • Mantener el proceso bajo control: entendido, documentado y medido
    • Buscar junto con sus colaboradores la mejora continua de la eficiencia y la eficacia dentro del proceso
  2. Recursos.

    Suponen los medios que posibilitan la realización de las tareas encomendadas, estos pueden ser:

    • Humanos: las personas que trabajan en el proceso tanto directa como indirectamente
    • Materiales: la máquinas y herramientas
    • Inmateriales: información
  3. Entradas.

    Es todo aquello que se incorpora al proceso para aportar valor, pueden ser:

    • Materiales: materias primas (cartón y tintas), clichés, troqueles
    • Inmateriales: especificaciones técnicas e instrucciones para poder realizar las tareas
  4. Salidas.

    Es el resultado producido en el proceso, pueden ser:

    • Materiales: una maqueta, un pedido de cajas manufacturadas
    • Inmateriales: información al cliente, un presupuesto
  5. Procedimientos de trabajo

    Son documentos que establecen las responsabilidades y las maneras de hacer las tareas dentro del proceso. Definen:

    • Qué se hace
    • Quién lo hace
    • Cómo se hace
    • Cuándo se hace
    • Con cuántos recursos se hace
  6. Sistema de gestión

    Lo componen la información y datos, encaminados a medir el grado de eficiencia y eficacia del proceso. Los elementos fundamentales son:

    • Los objetivos
    • Los indicadores clave del proceso (KPI’s)
    • El método de cálculo de los dos anteriores

EL SISTEMA DE PROCESOS

Es muy importante tener en cuenta que todos los procesos de la empresa están interrelacionados formando un sistema. Esto significa que si un proceso no funciona bien, repercute de manera negativa en el funcionamiento y efectividad del resto.

Una práctica muy habitual es realizar un Mapa de Procesos, el verdadero punto de partida del sistema de estandarización que no es otra cosa que una representación gráfica de todos los elementos del sistema, sus naturalezas e interrelaciones. Esta herramienta visual es muy útil para constatar puntos débiles e influencias de una manera global.

En definitiva, el sistema de procesos es tan fuerte y consistente como lo es el más débil de los elementos.

CONCLUSIÓN

La estandarización de los procesos es la más efectiva combinación de personas, materiales, equipamientos y métodos de trabajo; una metodología Lean que, realizada convenientemente, garantiza nuestro éxito industrial y operacional.

Ya lo decía el Dr. Edwards Deming: Si no eres capaz de explicar lo que estás haciendo en clave de procesos, es que realmente, no sabes qué estás haciendo.