Por: Pat McGrew, directora general de McGrewGroup, Inc.
Durante más de 60 años, hemos hablado de la automatización del flujo de trabajo, impulsada por datos, para agregar eficiencia, reducir costos, gestionar los desafíos laborales y aumentar los márgenes. En este siglo, hemos aumentado el volumen, abrazando la Cuarta Revolución Industrial, denominándola Industria 4.0 y demostrando el valor que la automatización del flujo de trabajo aporta a la fabricación de impresiones. Con un flujo de trabajo eficiente, escalable y automatizado que comienza antes de vender el trabajo, cada impresor puede sobrevivir a las presiones de los crecientes costos de papel y consumibles, las demandas de entregas más rápidas, los desafíos laborales y los requisitos para soportar tiradas de impresión muy largas y muy cortas.
La automatización de los flujos de trabajo es el núcleo del futuro de toda la fabricación, pero los resultados pueden ser espectaculares para la fabricación de impresiones. En la industria de la impresión, consideramos el flujo de trabajo como reglas, protocolos y procesos definidos, documentados, repetibles y auditables. Su negocio de impresión tiene muchos flujos de trabajo que guían el trabajo desde el front office, el back office y la producción hasta la entrega. Cada vez que vende un producto o servicio, una o más rutinas de flujo de trabajo administran el argumento de venta, las estimaciones, los contratos, la incorporación al trabajo, la preparación, la producción, la entrega y el pago.
Desde que un cliente acepta comprar una impresión y entrega el trabajo al taller hasta que el trabajo se entrega para su entrega y los tickets de trabajo se cierran en producción y se envían a contabilidad, cada paso está en riesgo. En cada paso pueden producirse cuellos de botella que añaden tiempo y complejidad al trabajo. Esos cuellos de botella cuestan tiempo y dinero y eliminan las ganancias esperadas. Ajustar y ajustar los flujos de trabajo de fabricación de impresiones mediante herramientas de automatización agrega eficiencia y escalabilidad y mantiene más ingresos en el negocio.
Diez pasos para planificar la automatización
El mercado actual para la automatización del flujo de trabajo es enorme. Hay herramientas disponibles para impresoras de todos los tamaños y en todos los segmentos de impresión. Dedique tiempo a analizar el software disponible para los segmentos de mercado a los que presta servicios. Muchas herramientas están diseñadas para satisfacer las necesidades de múltiples tecnologías y productos de impresión. Sin embargo, antes de ir de compras, necesita comprender claramente el estado actual de su flujo de trabajo.
Comience con una autoevaluación honesta, analizando todos sus flujos de trabajo.
- Haga una lista de sus flujos de trabajo de producción y los flujos de trabajo que los afectan. Si produce una variedad de productos impresos, identifique los flujos de trabajo utilizados para cada uno. Si ha automatizado algunos o todos sus flujos de trabajo, anótelo en su lista.
- ¿Quién es responsable de la arquitectura de cada flujo de trabajo?
- ¿Quién es responsable de resolver los cuellos de botella en cada flujo de trabajo?
- ¿Dónde se cruzan los flujos de trabajo?
- ¿Cuáles son las reglas para que Ventas interactúe con Producción?
- ¿Cuáles son las reglas para que los Representantes de Servicio al Cliente interactúen con Producción?
- ¿Quién es responsable de interactuar con los clientes cuando hay problemas con los archivos entrantes?
- ¿Cómo se gestionan las Solicitudes de Cambio?
- ¿Cómo se gestionan las Pruebas y Aprobaciones y quién supervisa las aprobaciones de los clientes?
- ¿Cómo se notifica a contabilidad sobre los cargos adicionales y los costos finales del trabajo?
Es posible que desee agregar más elementos a su lista de evaluación. Considere las áreas que rara vez experimentan obstáculos y aquellas que son más susceptibles. Piense tanto en las personas que participan en los procesos como en las tecnologías. Observe cualquier automatización existente para determinar si todavía proporciona los resultados esperados.
Automatizar para eliminar la fricción
Hay tres razones fundamentales para invertir tiempo y dinero en implementar y ajustar la automatización:
- Reducir el tiempo de incorporación del trabajo.- Hay docenas de documentos técnicos que aparecen en búsquedas relacionadas con la incorporación de empleo en la fabricación de productos impresos, incluso cuando hay portales digitales y de web-to-producción disponibles. Recorra su flujo de trabajo y observe una variedad de trabajos a medida que llegan y avanzan a través de los procesos que los llevan a producción. Registre el tiempo y el número de pasos. ¿Cuántos bucles ves? ¿Todos trabajan según el mismo conjunto de reglas o cada uno escribe sus propias reglas?
- Reducir el tiempo para preparar el trabajo.- ¿Cuánto tiempo y esfuerzo se gasta para llevar el trabajo a producción? ¿Cuántos bucles, retrasos y reelaboraciones? Los errores y malentendidos reducen el margen en el trabajo, así que observe sus promedios. Es posible que haya una olla de oro esperándote en un flujo de trabajo automatizado.
- Reducir el tiempo de producción.- Tu receta de producción tiene elementos de tiempo, pero también de personas y tareas. Cuente los pasos manuales y los bucles en aquellas tareas que extienden el tiempo de finalización. ¿Cuántas herramientas se utilizan oficial y encubiertamente?
Estas tres reducciones abren la puerta a menos desperdicio, menos plazos incumplidos, una producción más eficiente y mayores márgenes de beneficio.
La gente causa fricción
La industria de la impresión está trabajando activamente para recuperar la formación de aprendices y encontrar formas más eficientes de capacitar a los recién llegados y a aquellos en transición a nuevos roles. Mientras eso sucede, las personas que realizan tareas crean fricciones en el flujo de trabajo. Las tareas realizadas de manera inconsistente pueden provocar reelaboraciones y repeticiones del trabajo, cambios de especificaciones omitidos y trabajos con precios incorrectos que erosionan los márgenes de ganancias a través de una larga serie de incidentes menores durante la producción.
La gente es inconsistente. Pueden ser maravillosos compañeros de equipo y trabajadores entusiastas, pero eso no es lo mismo que repetir las mismas tareas diariamente con precisión confiable. No son robots, pero eso es lo que se necesita: robots de software que ejecuten tareas repetibles y auditables de manera predecible y auditable.
Utilice sus datos para comprender dónde pasan su tiempo los miembros del personal, cuánto tiempo llevan las tareas y cuántos bucles realizan. La mayoría de las tiendas no realizan un seguimiento de sus equipos minuto a minuto, así que considere realizar una encuesta rápida para ver qué creen que les ocupa más tiempo en su día y las fuentes de frustración. Observe la cantidad de puntos de contacto desde que llega un archivo a producción. ¿Cuánto tiempo dedican a verificar el inventario, resolver errores de verificación previa, buscar activos faltantes y gestionar la gestión del color o finalizar preguntas intercambiando correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas y chats? La automatización puede recuperar gran parte de ese tiempo, liberando al equipo para manejar desafíos más importantes.
El papel y los consumibles causan fricción
El papel, la película, el vinilo y la amplia gama de sustratos especiales que un taller puede necesitar almacenar, junto con los consumibles que forman parte del proceso de impresión, como tinta, tóner, disolventes y herramientas de limpieza, son una fuente de fricción, pero la automatización puede ser un lubricante.
Haga un balance de todo lo que mantiene en inventario y sus tasas de reabastecimiento. Es posible que tenga un sistema de gestión de inventario dedicado para el seguimiento, pero es posible que lo haga manualmente mediante hojas de cálculo. Mire lo que ha estado en stock durante más tiempo que el promedio y lo que acelera regularmente. Si automatiza sus pedidos en función de las cantidades de reabastecimiento acordadas y actualiza los productos recibidos en su sistema interno de gestión de inventario, descubrirá que la gestión de materiales se vuelve más fácil.
Vaya un paso más allá e integre la gestión de pedidos y mercancías recibidas en los sistemas que alimentan sus estimaciones y cotizaciones para garantizar que tenga las materias primas que necesita para completar el trabajo. Con el tiempo, debería descubrir que su almacenamiento de existencias se vuelve más eficiente.
Implementar la automatización como lubricante
Preparándonos para la demanda futura de eficiencia y optimización de cada proceso. Islas de automatización vinculadas por procesos manuales no son una buena práctica. La automatización del flujo de trabajo de un extremo a otro es el camino a seguir. ¡Sigue la regla de gatear, caminar y correr!
Si tiene islas de automatización, comience revisando esas herramientas de automatización y los procesos manuales que las vinculan. Revise sus soluciones de software instaladas. ¿Cuáles son sus opciones para ampliar su adopción e implementación de herramientas de su propiedad para lograr la automatización de un extremo a otro?
Mire la incorporación de trabajos, la preimpresión, la producción y la entrega. Anthony Thirlby de Venn Holding en Bélgica comparte sus cifras de productividad en LinkedIn. Dice que el 55 % de la vida de un trabajo se dedica a estimaciones, administración del trabajo y programación. Centrarse en estas áreas en la fase de rastreo genera resultados repetibles que pueden ahorrar minutos u horas en la incorporación del trabajo, lo que agrega dinero al resultado final.
Incluso si tiene un portal de producción web o una tienda digital, retroceda unos pasos y revise si todavía funcionan para usted o necesitan una puesta a punto. Si los trabajos llegan y fluyen sin problemas hacia la preimpresión y la producción, ¡genial! Pero si todavía hay bucles y cuellos de botella, es hora de observar cómo están configuradas sus herramientas y resolver los cuellos de botella.
Si se encuentra en un entorno de incorporación de trabajos manual, utilizando carpetas activas y correo electrónico, este es el momento de detenerse. Su fase de rastreo debe consistir en el desarrollo de un protocolo de requisitos y especificaciones para informar la adquisición y la implementación de la incorporación automatizada de trabajos. La incorporación de trabajos automatizada ahorrará tiempo, creará coherencia y eficiencia, y liberará a los miembros del equipo para que dediquen tiempo a tareas más valiosas.
Después de la incorporación del trabajo, comience a automatizar la gestión de aprobación del cliente, la solicitud de cambio y la resolución, y luego cierre el círculo. Verifique que se facturen todos los trabajos, incluidas las solicitudes de cambio: establezca políticas de descuentos. Y utilice sus datos de producción para mantener los precios actualizados.
Cuando todos los procesos estén conectados y compartan datos, estará listo para ejecutarse. Puede llevar dos años desarrollar el proceso de un extremo a otro, pero un nuevo paso automatizado eleva su nivel de eficiencia.
¿Qué sucede cuando adoptas la automatización?
La automatización no es mágica. La automatización requiere un plan bien definido que sea transparente. Se necesita patrocinio ejecutivo y liderazgo de equipo. Es en parte arte y en parte ciencia. La automatización requiere calmar los temores de los empleados de que sus puestos de trabajo puedan ser eliminados. Requiere un tipo diferente de conversación con la gama actual de proveedores de software. Pero si hace su evaluación y mantiene esas conversaciones, la reducción de desperdicios, la eficiencia de producción y la satisfacción del cliente que resultan pueden cambiar la trayectoria de la empresa.
Si necesita temas de conversación para su equipo, estas son las principales razones para adoptar la automatización:
• Elimine tareas manuales y repetitivas: la automatización elimina tareas repetitivas y errores, lo que permite un procesamiento más rápido, reduce los tiempos de respuesta y aumenta la eficiencia general.
• Integración que permite compartir datos entre aplicaciones: la integración de tecnologías digitales con métodos de impresión tradicionales es el puente hacia el futuro. Permite una integración perfecta entre software de diseño, sistemas de gestión de contenidos y procesos de flujo de trabajo basados en datos.
• Es más fácil colaborar: las reglas laborales son diferentes en cada país, pero la economía global nos permite vender impresiones en todo el mundo. La automatización combinada con soluciones de flujo de trabajo basadas en la nube fomenta una comunicación más eficiente, aprobaciones más rápidas y plazos de entrega reducidos.
• Permite reducir el desperdicio: al identificar las ineficiencias del flujo de trabajo y eliminarlas, las reimpresiones debidas a errores de producción se convierten en cosa del pasado. Aprovechar los datos de los proveedores e integrar los flujos de trabajo comerciales con los flujos de trabajo de producción minimiza el desperdicio a través de una mejor gestión del inventario. La capacidad de imprimir bajo demanda y en cantidades más pequeñas reduce el exceso de inventario y el desperdicio asociado con materiales obsoletos o no utilizados.
La automatización del flujo de trabajo de fabricación de impresiones brinda mayor eficiencia, mejor calidad de producción y más flexibilidad en la programación. El resultado empresarial es una mayor capacidad a través de la eficiencia y un mayor margen de beneficio disponible en cada trabajo.
La automatización y la gestión de las reglas de automatización permiten que la imprenta se adapte a las cambiantes demandas de los clientes, se integre con los procesos digitales, mejore la eficiencia, reduzca los costos y brinde una mejor experiencia general. Los flujos de trabajo de impresión optimizados resultantes son esenciales para seguir siendo competitivos en la era digital y al mismo tiempo aprovechar los beneficios únicos y las cualidades tangibles de la impresión.