Por: Rainer Wagner
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Costos ocultos pueden existir en las cinco áreas de la empresa: producción, ventas, administración, inversión y finanzas. Pero la conciencia, la determinación y finalmente la eliminación de los costos ocultos en la producción son existenciales para la empresa gráfica y lo más fácil a lograr.
No hay que olvidar que los costos ocultos son como un cáncer que se come hasta todas las ganancias y frena la «Productividad Aumentada» necesaria para reducir los costos de producción. En la mayoría de las imprentas el verdadero monto total de los costos ocultos es desconocido. ¡Que peligroso!
I – Definición
Los costos ocultos son costos realizados en la producción pero no están cubiertos por la cotización del producto impreso. En otras palabras, el cliente no paga estos costos – es la empresa – lo que reduce hasta de forma peligrosa las ganancias y así indirectamente la liquidez.
En la mayoría de los casos pasa sin darse cuenta la empresa. Una situación muy delicada en tiempos pos pandemia donde es difícil contar con financiamiento (liquidez) externo suficiente de forma rápida y con intereses bajos.
II – ¿Dónde se crean los costos ocultos de producción?
Lógicamente se crean en todas las etapas de producción. En pre impresión, impresión, pos impresión y despacho. Los costos ocultos de mayor monto siempre están relacionados con maquinaria de costo por hora muy alto, por ejemplo las prensas multicolor o equipos de terminación automatizada convencional y digital.
III – Costos ocultos notorios
Más pronunciados montos de costos ocultos producen trabajos repetitivos (típico: suplementos para diarios o revistas con una frecuencia regular de publicación o cajas y etiquetas repetitivas) por la notoria falta de actualizar los costos y tiempos reales a favor de un precio más competitivo o por compromiso comercial con el cliente (editoriales, viñas, industria alimentaria) o aumentos en la materia prima sin actualizar las cotizaciones. Máximos costos ocultos se deben esperar después del siguiente anunciado clásico del dueño: «Este folleto vamos a cobrar igual que el trabajo para fulano tal. ¿Se acuerda?»
IV – Costos ocultos en la práctica
- Corrección de datos digitales en pre prensa (bajo costo/hora).- Un considerable monto de costos ocultos se realizan durante la corrección de los archivos digitales defectuosos del cliente que por competencia de precio no se rechazan durante el pre flight (la revisión). Se aceptan los errores y se corrigen sin cobrar al cliente. Este tiempo invertido en la corrección de los archivos es tiempo no cotizado ni cobrado pero pagado por la empresa.
- VoBo de Color en prensa (alto costo/hora).- Costos ocultos realizados en una prensa tienen un monto extremamente más alto. Existen estadísticas internacionales con los costos estándares por hora para diferentes prensas. Estos costos/hora estándar siempre toman en cuenta el valor del equipo, su depreciación completa en 10 años y el grado de ocupación (turnos con tiempo productivo o productivo auxiliar).
Situación típica – vivida en la práctica – el VoBo de color en máquina:
- Espera al cliente: 1 hora
- Discusión sobre el color con cliente, diseñador, ventas, gerente de producción, jefe de taller, prensista: 1 hora
- Corrección adicional del color en pre prensa con juego nuevo de planchas CtP: 1:35 hora
Un total de tres horas y 35 min adicionales, no cubiertas por la cotización: 35 min del CtP (¡En este tiempo no puede exponer otros trabajos planificados!) más 3 horas/máquina de la prensa sin producir – pagadas por la imprenta.
Desglosado en:
- una hora de «tiempo no productivo»
- dos horas en «tiempo productivo auxiliar» (setup)
- 35 min tiempo productivo (del CtP) adicional con atraso de otros trabajos
¿Fueron estimados los tiempos tal cual? ¿Se tomó en cuenta el atraso en la planificación? – Asegurado que no. ¿Por qué entonces no realizar la prueba de color directamente en prensa o contar con un sistema de gestión de color digital (CMS).
V – Determinación de los costos ocultos
En caso de trabajar con tiempos y costos estandarizados de la «Estandarización de Tareas» (Workflow) la determinación del monto y del lugar de los costos ocultos es muy fácil.
Nada más se realiza una pos cotización del trabajo basado en los tiempos reales registrados. Estos tiempos reales se comparan (benchmarking) con los tiempos y valores estimados.
VI – Exterminación
Realizando el benchmarking de los costos ocultos significa investigar las razones de su creación y también significa de tomar acciones para evitar las mismas situaciones en el futuro. Acciones de eliminación son:
- Revisión, corrección y actualización de los tiempos estandarizados en producción
- Eliminar rutinas con alto riesgo de costo oculto (por ejemplo el VoBo de color en prensa)
- Usar un sistema de gestión de colores CMS (referente la fidelidad del color digital)
- Mejorar el mantenimiento preventivo de los equipos y máquinas
- Introducir tiempos de recalibración rutinaria en las prensas convencionales
- Eliminar cuellos de botella en producción
- Invertir en maquinaria nueva
- Capacitar el personal
- Realizar siempre pos cotización por medio de un sistema de gestión y control de producción computarizado
- Agregar un módulo de Inteligencia Artificial (I.A.) al programa digital de control del costeo de
VII – Resumen
Los costos ocultos son peligrosos para la existencia de la empresa gráfica. Es muy importante sacarlos de lo oculto, conocerlos en su totalidad y eliminar sus raíces dentro de la producción. Los costos ocultos actúan como un cáncer en la producción de la empresa y tienen la fatal característica de aumentarse con mayor productividad.
CUIDADO:
¡Trabajar sin normalización ni estandarización -> MÁS COSTOS OCULTOS!
¡Gestión espontaneo de la producción sin planificación -> MÁS COSTOS OCULTOS!
¡Control empírico de la producción -> MAS COSTOS OCULTOS!
¡Más trabajos repetitivos -> MÁS COSTOS OCULTOS!
¡Mala calidad de los materiales e insumos -> MÁS COSTOS OCULTOS!
¡Mal mantenimiento preventivo -> MÁS COSTOS OCULTOS!
¡MÁS PRODUCTIVIDAD -> MÁS COSTOS OCULTOS!