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billetesCuando se trata de custodiar documentos importantes, las empresas que se dedican a la gestión documental aparecen como las que marcan la línea a seguir. Sin embargo, hay otro tipo de empresas que custodian unos documentos muy especiales: el dinero. Y es que los billetes, al fin y al cabo, son documentos en papel aceptados como medios de pago por los agentes económicos.

Sibilletes_suelon entrar a realizar una jerarquización de importancia de documentos, sí que estamos ante una tipología peculiar y relevante para el día a día de la economía y que, además, muestra características de gestión bien diferentes a lo normal. Para empezar, el ciclo de vida de los billetes, en principio, es más corto que el de la mayoría de documentos de obligada conservación, como contratos de servicios financieros, contratos bancarios, seguros, etc., aunque es cierto que se conservan billetes desde hace décadas o, incluso, siglos. Esto se debe al deterioro que sufren en las transacciones en las que intervienen: pasan de unas manos a otras, se ensucian, se doblan, se escribe sobre ellos… hasta algunos llegan a tener que ser pegados con celofán para que aguanten. Y después, cuando no dan más de sí, hay que destruirlos de manera controlada y certificada.

Las medidas de seguridad implementadas por bancos y reservas nacionales son similares a las que se utilizan en custodia documental, pero no tan flexibles y adaptadas a la era digital. Y es que a pesar de la naturaleza común de billetes y otros documentos en papel, la evolución de ambos sectores no ha sido tan paralela. Mientras que para la custodia de dinero los esfuerzos se han centrado en las medidas de seguridad y en el desarrollo de otros soportes (como tarjetas o transferencias electrónicas), en la gestión documental se han ido optimizando todas las actividades enfocadas a la creación de valor para el cliente y a eludir riesgos tan presentes como evitables.

Las grandes compañías bancarias y de seguros deben desarrollar su estrategia de gestión enfocándose en cuatro factores:

  • Asegurar el estado óptimo de documentación legal (contratos por ejemplo) que debe conservarse durante plazos largos: mediante archivo en condiciones controladas de temperatura, humedad, luz, con sistema de extinción de incendios (preferiblemente por gas inocuo) y restricción de acceso. Conservación y preservación.
  • custodia_documentosDeterminar un sistema de visualización de la documentación más susceptible de consulta: para documentos que puedan ser reclamados por los clientes, por los trabajadores de la compañía o hasta por terceros, contamos con la opción de que se archiven en un lugar que permita, por sistema de clasificación, logística y ubicación, un rápido transporte de vuelta a las oficinas demandantes; la otra opción es digitalizar los documentos que cumplan estas condiciones de custodia y potencial consulta para que se pueda acceder a una visualización del documento original desde cualquier ordenador y en cualquier momento (siempre con los niveles de seguridad implementados según las características del documento).
  • Asegurarse de destruir los documentos de forma certificada y en el plazo marcado: cada archivo tiene un periodo legal durante el que debe mantenerse en condiciones óptimas, pero, una vez acabado el plazo y cuando ya no le es útil a la empresa, destruirlo cuanto antes y con la garantía de que no va a ser reutilizado ni objeto de fraude significa ahorrar en costes y evitar riesgos.
  • Soportes digitales: bancos y aseguradoras, entidades de gran tamaño, que realizan copias de seguridad constantemente, deben asegurarse de que esos soportes tienen un respaldo que evite riesgos de pirateo y obsolescencia. Además, con la generación de archivos digitales y su conservación en discos duros que también hay que custodiar, y con medidas de seguridad adaptadas a las características de los aparatos electrónicos (maletines especiales, temperatura baja y poca luz…).

En resumen, la regla de oro es la búsqueda constante de la optimización y la eficiencia. Estas dos premisas, que toda compañía del siglo XXI debería tener presentes en cualquier operación, son más difíciles de cumplir cuando se asumen tareas o funciones en las que no se es experto, y más cuando tienen un desarrollo tan longevo y en constante evolución (por adaptación a nuevas tendencias tecnológicas, por cumplimiento legal) como es el sector de gestión segura de información. Por todo esto, transformar costes e ineficiencia en inversión y valor añadido es el presente de las empresas con futuro.