Desafíos y oportunidades para los proveedores de servicios de impresión
Los proveedores de servicios de impresión se enfrentan hoy en día a una serie de desafíos. Deben cumplir con las expectativas de los clientes cada vez más exigentes y unos SLA cada vez más estrictos. Deben entregar documentos consistentes y de alta calidad de manera rápida y eficiente y de conformidad con las estrictas regulaciones, la seguridad y la privacidad de los documentos. La salida ya no se limita a la impresión tradicional, sino que debe abarcar formatos digitales, incluido el móvil, en respuesta a la creciente demanda de comunicaciones omnicanal a los clientes.
Estas son algunas de las áreas clave en las que Crawford Technologies está ayudando a los proveedores de servicios de impresión a superar los desafíos de hoy.
La conversión de documentos en la impresión digital de alto volumen
Las soluciones de transformación y conversión de formatos (AFP, PDF, Postcript, PCL…) brindan a los clientes la capacidad de transformar o normalizar automáticamente los flujos de impresión de documentos transaccionales sin la necesidad de una nueva composición o reprogramación de los mismos.
Las transformaciones y normalizaciones de CrawfordTech son consideradas como las soluciones de conversión de flujo de impresión más rápidas, flexibles y precisas de la industria. Todos los formatos de entrada y salida estándar son compatibles con prácticamente cualquier entorno o infraestructura del cliente. Nuestras transformaciones de flujo de impresión se pueden implementar rápidamente para convertir los flujos de impresión existentes, incluidos los formatos heredados, y normalizar y reestructurar la composición posterior de los archivos mal formados.
De esta forma podemos optimizar los flujos de trabajo de «white paper» de impresión de inyección de tinta de alta velocidad y omnicanal controlado por datos en las comunicaciones con el cliente.
Reingeniería de documentos
Las soluciones de reingeniería de documentos posteriores a la composición documental ofrecen muchas ventajas en el entorno de la gestión documental. Con las soluciones de reingeniería de CrawfordTech, puede cambiar o mejorar documentos ya compuestos, optimizar los sistemas de producción, extraer textos para la creación de índices y análisis, fusionar plantillas y formularios de color para facilitar un modelo de fábrica de “white paper”, migrar flujos de trabajo existentes a nuevas impresoras, redactar información confidencial y proteger los datos de los clientes sin necesidad de recomponer los flujos de impresión existentes.
Cambie y mejore los documentos existentes: los documentos transaccionales, como facturas, extractos, pólizas de seguro…son los documentos más leídos por el consumidor. Los usuarios los abren con más frecuencia y pasan más tiempo con ellos que con cualquier otro tipo de documento. La modificación posterior a la composición documental permite agregar o eliminar elementos dentro de este documento, lo que permite realizar cambios críticos o sensibles posteriormente a su composición. Entre los distintos cambios posibles lo más habituales son: agregar mensajes de marketing personalizados, específicos y relevantes para el cliente, cambiar logotipos o fuentes o recursos, reemplazar texto legal obsoleto, sin tener que incurrir en el coste o tiempo de espera asociado con la modificación del documento original.
Optimice la producción, el procesamiento y la clasificación documental: el software de reingeniería de documentos permite dividir grandes trabajos o “spools” en lotes manejables. Esto permite que los documentos se puedan imprimir en múltiples dispositivos simultáneamente, segmentados y enviados al dispositivo de producción más apropiado, maximizando así la utilización y la productividad del dispositivo. Esto permite a los proveedores de servicios de impresión hacer coincidir los volúmenes de impresión y correo con su capacidad de producción distribuyendo los trabajos en varios equipos en una o en múltiples ubicaciones. El no cumplir con un SLA a veces puede depender de la capacidad de dividir el trabajo en varias piezas, y reaccionar cuando una máquina de impresión está temporalmente inactiva al redirigir el trabajo a una máquina diferente asegurando que la carga de trabajo esté equilibrada y los retrasos se minimicen.
Aproveche los ahorros postales: hay muchas formas en que los proveedores de servicios de impresión pueden optimizar la producción para lograr la máxima eficiencia y aprovechar los ahorros postales. El formateo de documentos para que la dirección de correo se imprima en una ubicación constante en la página en cada aplicación permite el uso de un sobre de ventana saliente estándar. El envío de múltiples aplicaciones usando los mismos sobres permite que las operaciones combinen varios trabajos pequeños en una sola máquina. La combinación de trabajos maximiza la utilización de la máquina y elimina gran parte del tiempo de inactividad dedicado al papeleo, la preparación de materiales y la configuración de la máquina. Con menos interrupciones, los operadores de máquinas de inserción automatizada pueden producir más piezas de correo por hora. El software de reingeniería también proporciona una solución para crear archivos de control de inserción, como OMR o MRDF, códigos de barras Mailmark® y Mailmark® eManifest, y Mail.dat para permitir la inserción automática y la optimización postal.
Comunicaciones multicanal
Cuando un cliente recibe una comunicación comercial o transaccional a través de múltiples canales (correos electrónicos, redes sociales, web, etc.), espera una experiencia única, transparente y coherente, personalizada y construida en un formato apropiado para el canal y el dispositivo que se está utilizando. A pesar del problema de implementar los distintos canales de comunicación en el cliente final, las empresas y los proveedores de servicios de impresión han encontrado que el coste de implementación, los requisitos y los plazos son excesivos y en algunos casos inalcanzables. Go Mobile de CrawfordTech proporciona una solución completa y fácil de usar para transformar documentos compuestos existentes en comunicaciones “reponsive” listas para dispositivos móviles.
La reutilización de documentos para uso móvil ahora es posible sin grandes esfuerzos de rediseño, software de composición especializado o desarrollo de aplicaciones web para propósitos especiales.
Las soluciones de accesibilidad de documentos garantizan el cumplimiento normativo
Con las nuevas regulaciones en materia de accesibilidad y una mayor aplicación de las pautas para crear y entregar documentos accesibles a personas ciegas, con visión reducida o con discapacidad cognitiva, es más importante que nunca cumplir con la normativa vigente. CrawfordTech ofrece un conjunto integral de soluciones y servicios integrados para documentos accesibles, con soporte para todos los formatos, incluidos braille, PDF accesible (PDF / UA y WCAG 2.0), texto grande, audio, HTML5 accesible y Voiceye. Crear documentos accesibles es más fácil que nunca porque nuestra innovadora arquitectura de documentos accesibles posibilita todos los formatos, mejorando drásticamente la eficiencia y ahorrando mucho tiempo y dinero.
Los workflows en gestión de la impresión automatizados mejoran la rentabilidad
La rentabilidad depende de tener un flujo de trabajo eficiente y automatizado que pueda modificarse o actualizarse fácilmente cuando se instalen nuevos equipos y sistemas de producción o posproducción. La familia de productos y soluciones de flujo de trabajo de CrawfordTech admite la creación, integración y administración de flujos de trabajo de producción automatizados tanto en entornos mainframe como en cualquier otro entorno. Con opciones de configuración flexibles, nuestras soluciones de flujo de trabajo pueden satisfacer una amplia gama de requisitos internos, orientados al cliente, y admite la integración con componentes de producción de terceros, así como con la mayoría del hardware y software para acabado, optimización postal y otros servicios relacionados con la producción. La creación intuitiva, el monitoreo y la administración de la producción es más fácil que nunca con las soluciones de flujo de trabajo CrawfordTech. Las opciones incluyen un panel de seguimiento en tiempo real y otras opciones que proporcionan un control completo de todo el entorno de producción.