Parte 1: tarefas administrativas e de gerenciamento
As tarefas que realizamos nas empresas podem ser categorizadas simplesmente em duas naturezas; aqueles que contribuem com valor para os clientes e aqueles que não contribuem com valor para eles.
Podemos definir um desperdício como tudo para o qual um cliente não está disposto a pagar seu dinheiro, ou seja, as tarefas que NÃO trazem valor.
Infelizmente, nos acostumamos a viver com o lixo como se fosse parte do processo, algo que nosso cliente pode assumir e aceitar. Nada está mais longe da realidade. Pessoalmente, quando visito meus clientes e detecto uma fonte de desperdício, faço a mesma pergunta embaraçosa: … e o que você tem nesse processo … você acha que o cliente está disposto a pagar por isso? e quando eles me respondem negativamente, eu os interrogo: … e por que você mantém isso ou você não tenta minimizá-lo? Muitas vezes eles não sabem o que dizer para mim porque assumiram isso.
De acordo com o Lean, podemos catalogar em oito grupos ou categorias o “desperdício letal” na empresa:
- Produtos defeituosos
- Excesso de estoque
- Processo (recursos desnecessários, baixa produtividade)
- Você espera
- Movimentos desnecessários
- Transporte de materiais
- Superprodução
- Talento Humano
Vejamos alguns exemplos de desperdício comum em tarefas administrativas e de gerenciamento que tenho encontrado nesses anos para os diferentes departamentos de empresas gráficas. No final de cada catálogo, de acordo com os oito tipos mencionados acima:
- Quando a pressão aumenta no trabalho, em vez de pensar em como podemos melhorar a produtividade e ser mais eficientes em nossas tarefas, solicite mais recursos humanos para o departamento (tipo 3, 8)
- Não meça ou analise resultados de qualidade, desperdício ou produtividade, não sabendo se melhoramos ou pioramos nossa eficácia nos processos (tipo 3, 8)
- Realize o planejamento levando em consideração os prazos de entrega, perdendo oportunidades de obter economias em mudanças de trabalho (formatos de agrupamento, espessuras, qualidades de papel, cores especiais, vernizes em linha, etc. (tipo 3, 4)
- Somente faça manutenção quando houver pouco trabalho. Não planeje a manutenção preventiva com as tarefas a serem executadas, não planeje as calibrações da máquina para manter as curvas de estampagem otimizadas (tipo 3, 4, 7)
- Planejamento ineficiente de resíduos em papel e cores diretas, sem levar em consideração todos os processos e cada componente, sempre sobreproduzidos, para evitar produção a descoberto (tipo 2, 3, 7)
- Do ponto de vista dos sistemas de qualidade ISO 9000, concentre-se na conformidade com os requisitos e não na melhoria contínua, para reduzir os problemas de produção e as reclamações dos clientes (tipo 1, 3, 8)
- Assumir constantes repetições e reprocessamentos de trabalhos e não considerar seriamente qual é a raiz do problema que os gerou e quais ações vamos realizar no nível organizacional para que eles não ocorram novamente (tipo 1, 3, 4)
- Fazer Ordens de Trabalho no papel, de forma artesanal com “formato de testamento”,sem padronizar (várias páginas, instruções redundantes e localizadas cada vez em um lugar diferente), com todas as informações para todos os departamentos (tipo 3, 4)
- Ter apenas uma orden física em papel e não poder compartilhá-la quando duas ou mais tarefas produtivas de um trabalho forem executadas ao mesmo tempo, precisando mover-se continuamente pelos outros departamentos para procurá-la, obter informações e executar o trabalho (tipo 1, 3, 4, 5)
- Faça nas correções contínuas manuscritas da Ordem de Serviço (perda de rastreabilidade nas reimpressões), difíceis de entender, a cada vez e a cada pessoa em um local diferente. Ter que procurar a Ordem física em toda a fábrica para fazer a correção (tipo 1, 3, 5)
- Gestão inadequada de orçamentos. Por um lado, calculamos o custo industrial e por outro valorizamos a posteriori de acordo com as taxas do cliente (trabalhamos em dobro), ou valorizamos apenas com taxas sem calcular nosso valor industrial, perdendo a perspectiva de ganhar ou perder dinheiro (tipo 3, 4)
- Não utilizar e-mails com critérios de eficiência, enviando e-mails desnecessários para todos os destinatários (tipo 2, 3, 4, 8)
- Não aproveite ao máximo as ferramentas de escritório, perdendo a eficácia na execução dos processos (tipo 3, 8)
- O ERP não cobre todos os requisitos dos departamentos, fazendo com que as pessoas se tornem suas ilhas de informação desintegradas, redundantes (tipo 3, 7)
- Não ter ferramentas de mobilidade, como tablets, e ter que retornar ao local de trabalho para executar tarefas que poderíamos fazer no momento e local em que ocorrem (tipo 3, 5, 8)
- Armazenamento contínuo de documentos em papel, com a consequente perda de tempo de viagem e armazenamento e recuperação, quando temos que usá-los (Tipo 2, 3, 4, 5)
Agora, mais do que nunca, é imperativo estar muito atento para localizar e eliminar ou reduzir ao máximo o desperdício de nossos processos administrativos e de gestão. Se não o fizermos, nossos concorrentes farão isso, aumentando sua competitividade (descontando o economias obtidas com o preço dos empregos) e, conseqüentemente, deixando nossa empresa fora do mercado.