Por: Marcello Gobbi, gerente de productos de iQuote
Marcello Gobbi
Marcello Gobbi, gerente de productos de iQuote

Cuando pensamos en la línea de producción de una imprenta, los procesos pueden variar mucho según el segmento en el que opera, tamaño del negocio, nivel de calidad, tiempo de entrega, know-how de los empleados, entre otros aspectos. En el caso de un gráfico bien estructurado, cada uno de estos elementos se alineará para que la entrega sea adecuada a los plazos y costos acordados. Sin embargo, quienes trabajan en la producción diaria saben que la agilidad en la toma de decisiones, con la expectativa de atender al cliente de la mejor manera, puede perjudicar la excelencia en la entrega.

Un mismo empleado, que se encargará de dos o más encargos distintos, puede optar por caminos distintos, según el momento o la presión y las expectativas de resultados. En un equipo más grande, con diferentes personas en la ejecución, la falta de estándar se hace aún más evidente. Si una empresa tiene varios estimadores, la misma cotización probablemente tendrá dos soluciones de ingeniería y, en consecuencia, precios diferentes. Esto afecta directamente al proceso y al producto final.

Presupuestos estandarizados

Un presupuesto bien elaborado permite al impresor cubrir sus costes directos e indirectos, garantizando el retorno de las inversiones realizadas por los accionistas. Tener todos los costos, márgenes de utilidad y comisiones definidos dentro de una política donde la dirección de la empresa establece los criterios que se utilizarán en la negociación de los mismos es fundamental para lograr este objetivo.

La única forma de lograr que se sigan estas políticas y estándares es a través de la automatización. Sistemas automatizados que aseguran la estandarización presupuestaria permitiendo que todos se beneficien; la empresa, los clientes y los empleados. Las ventajas son significativas, ya que la solución captura el conocimiento de los mejores empleados, transfiriendo esta información a un sistema autónomo, que comienza a tomar decisiones independientemente de la persona que ejecuta el proceso. Es decir, además de preservar el know-how de la empresa, el sistema elige las mejores formas de producir el producto solicitado por el cliente dentro de los estándares definidos.

A partir de este momento, todos los pedidos futuros mantienen un modelo de producción que asegura calidad y eficiencia. La solución simula las posibles opciones de ingeniería, por ejemplo: analizar si es mejor ejecutar en digital o en flexo de banda estrecha, con acabado en línea o segmentado. Como resultado, los resultados se vuelven uniformes y la impresora puede garantizar una entrega dentro de todos los requisitos, por un precio compatible.

estandarización de presupuesto

Empezaron presupuestos para realizar tareas más nobles

En mi experiencia, los emprendedores tienen el deseo de adquirir una solución como esta, sin embargo, es común ver cierta resistencia por parte de los estimadores o del equipo de ventas. Este miedo es comprensible, después de todo, el proceso cambia y la autonomía de las personas sobre la generación de presupuestos también cambia. Sin embargo, en las imprentas que ya se han incorporado y llevan algún tiempo utilizando el sistema, notamos al empleado, que anteriormente pasaba la mayor parte de su tiempo gestionando la elaboración de presupuestos, dedicado a ocuparse de tareas más nobles.

Entre ellos: la definición de reglas de precio, costo y margen; el análisis del costo real y el margen de beneficio para cada presupuesto aprobado, la comparación de este beneficio real con el pronóstico para ayudar en la evolución de la producción del presupuesto; la verificación de las máquinas en el parque gráfico; el análisis de sugerencias, intercambios o adquisiciones, y otras tareas.

El resultado de implementar la solución agiliza el flujo de procesos en la empresa. Mucha de la información que se necesitaba en la fase de producción y que tenía que solicitarse al cliente pasa a formar parte del presupuesto y el empleado puede concentrar su energía en otras actividades que mejoran la entrega. El resultado es un presupuesto más cercano a la realidad productiva, con una ingeniería ya definida en los más mínimos detalles, que se refleja en la planificación de la producción con mayor apego a la realidad, mayor rentabilidad y mejores ventas.

Informes de cliente

A través de encuestas y entrevistas, recopilamos informes de nuestros clientes que muestran las mejoras que el sistema ha aportado a la rutina diaria del impresor. En general, los usuarios registraron un aumento promedio del 20% en la productividad del presupuesto, siendo la mayor ganancia en la calidad de los presupuestos, que aseguran los mejores márgenes y precios competitivos.

Entre los diferenciales significativos, los clientes destacan la automatización de procesos, la optimización de recursos, la integración de información y la posibilidad de utilizar la plataforma web, herramienta que ayuda en la inclusión del cliente, en las solicitudes de presupuesto de representantes externos y en el seguimiento real de la información como presupuesto, aprobación de pedidos, programación y producción.

El presupuesto cuenta con recursos de ingeniería avanzados, lo que permite evaluar su mejor costo de producción y flujo de trabajo e incluso compararlo con otras rutas de producción, un elemento importante en las impresoras que tienen más de un sistema de impresión. También tiene una interfaz simple e intuitiva, lo que facilita el ingreso de información. Los cálculos se generan de forma rápida y precisa. Se constató la reducción de procesos, lo que provocó una disminución del 40% en el tiempo empleado en el área operativa, optimizando los recursos y el plazo de respuesta para el cliente externo e interno.

Conozca iQuote

EFI iQuote es un sistema de presupuestación de gráficos “inteligente” y altamente visual, operado a través de la web, así como con todas las tecnologías emergentes y disponibles en la industria de las artes gráficas.

Los principales beneficios que tiene una empresa al comprar iQuote son:

  1. Cualquier empleado, con una formación mínima, puede producir un presupuesto de alta calidad, incluso en entornos de producción complejos.
  2. Las reglas de la empresa (costo / precio / tecnología) definen que los usuarios siguen estas recomendaciones.
  3. El conocimiento de la empresa se almacena en el sistema, pero está disponible para todos.
  4. Los procesos definidos en el flujo de trabajo vinculan personas, actividades y roles en un entorno seguro.
  5. El sistema es lo suficientemente flexible como para permitir que las personas cambien según sea necesario, siempre dentro de los criterios de acceso definidos.
  6. La interfaz de usuario es clara y flexible, lo que permite una comprensión perfecta de lo que se producirá y de todos los pasos de la producción.
  7. Flexibilidad en la creación de informes.
  8. Se generan registros para todas las operaciones y cambios realizados por los usuarios.

Para brindar un soporte completo, EFI tiene tres equipos: en Brasil para el servicio de América Latina, en los EE. UU. y el tercero en Europa. Este servicio ayuda a responder preguntas básicas por teléfono o acceso remoto. También se ofrecen horas de capacitación en el sitio para ayudar a mantener al usuario actualizado y mostrar cómo aprovechar al máximo el sistema.