Los sistemas de gestión de salida, independientes de la plataforma, centralizan la costosa impresión simple y reducen los costes. El resultado son envíos optimizados para todos los canales de salida.
DÍA A DÍA EN LAS OFICINAS
La correspondencia se redacta en los ordenadores del puesto de trabajo. Después se imprime. A veces, se ensobra manualmente. Se franquea y finalmente se deja en el correo de la empresa.
Da igual que sea en el ajuste de pérdidas de un seguro, en el marketing de un fabricante farmacéutico o en el servicio de atención al cliente de un proveedor de energía, la continua impresión simple individualizada lleva la voz cantante en las empresas, tanto en empresas dirigidas por el propietario, como en consorcios.
¡Que desperdicio de recursos! Aún sin tener en cuenta «actividades secundarias» como cargar papel, eliminar atascos de papel y cambiar tóneres. A esto se suma el gran riesgo de fallo: los documentos de un envío se recopilan mal o el envío se franquea de forma insuficiente.
Justamente, en empresas con muchos clientes este creciente flujo de documentos supone un enorme capital. Además, la mayor parte del trabajo es rutinario y, por ello, susceptible de ser automatizado.
EN OTRAS PALABRAS
Mediante el establecimiento de procesos centralizados de impresión y envío, en los que se incluirían todos los ámbitos de una empresa, los gastos se pueden reducir de forma drástica. Tal y como muestra la práctica, es posible ahorrar hasta un 80 por ciento.
En vista de este potencial, se instaura lentamente otra forma de pensar. Cada vez más empresas reconocen las ventajas de la centralización. Las cartas individuales se redactan, se envían a cola y se producen mediante la gestión de salida centralizada de toda la empresa.
Hay aún otro hecho que habla en favor de la concentración: el gran número de nuevas aplicaciones con las que se elaboran hoy en día los documentos exige demasiado a la infraestructura TI de una empresa. Las aplicaciones funcionan en distintas plataformas y generan documentos y trenes de datos de diferentes formatos, los cuales resultan difíciles de agrupar. Todo ello con las consecuencias conocidas: escasa flexibilidad y altos costes. Así, por ejemplo, no se pueden enviar varios documentos a los mismos destinatarios en una única carta o adjuntar anexos de forma dinámica.
¡PUNTO FINAL AL AISLAMIENTO!
Todo es muy distinto cuando se centralizan los procesos. Las soluciones de envío a cola asíncronas y con apoyo de la base de datos ofrecen el soporte tecnológico para ello, el cual, entre otros, produce y comercializa Compart.
El proveedor de soluciones de gestión de salida ha desarrollado con DocBridge Pilot un software independiente de plataforma, con el cual se pueden preparar envíos a medida para cada tipo de salida; tanto impreso como en forma de correo electrónico, fax, carta electrónica o a través de portales web.
En principio, la importación de documentos de entrada y la salida de envíos se encuentran separadas. En la parte de entrada se analizan los documentos que deben ser elaborados y se extraen en forma de metadatos todos los criterios necesarios para la elaboración posterior, como por ejemplo, el contenido de los comentarios (NOPs) en trenes de datos en formato AFP o contenidos de páginas tales como marcas (Optical Mark Recognition, OMR), códigos de barras o texto.
Mientras que el software asigna al documento un envío a cola centralizado, los metadatos se archivan en una base de datos relacional. Mediante drivers de impresora instalados en los ordenadores personales (clientes), los usuarios pueden enviar también hasta sus documentos Office en la misma cola para que sean procesados posteriormente en forma centralizada.
UN SOFTWARE PARA CADA FORMATO
Para cada envío se pueden configurar una serie de funciones en cada job, como por ejemplo la clasificación y conversión de los documentos en el formato de salida deseado o el enriquecimiento de las páginas con informaciones adicionales tales como códigos DataMatrix, marcas OMR, logos y mensajes publicitarios en las zonas laterales libres. Dependiendo de la configuración, todas las fases de procesamiento posteriores pueden realizarse de forma automática o ser iniciados en el momento que el administrador haya escogido.
Por ejemplo, tiene la posibilidad de agrupar en el archivo temporal documentos de distintos orígenes y formatos para un envío, así como de reunir en una tarea los envíos según los criterios deseados y optimizarlos para el envío.
El modo en el que se deben procesar los documentos de entrada puede configurarse mediante una superficie gráfica, así como observar el resultado. DocBridge Pilot soporta en la entrada y salida formatos relevantes, como Advanced Function Presentation (AFP), Portable Document Format(PDF), SAP Generic Output Format (SAP GOF), Extensible Stylesheet Language (XSL) y PostScript.
DocBridge Pilot prepara los documentos, convertido a AFP, el formato más corriente de impresión, contienen toda la información necesaria para el procesamiento posterior. En esto se incluye la recopilación de los archivos individuales en un único documento en formato AFP para el procesamiento de papel continuo en el proveedor de impresión.
Así, el software tiene en cuenta las necesidades para la impresión doble, es decir, inserta páginas en blanco al final de un documento con número impar de páginas (dos páginas de formato A4 una junto a la otra y giradas a 90°, situadas en la bobina de papel de impresión A3 ancho) y las traslada al tren de datos AFP.
El centro de impresión reúne todos los encargos existentes para la fecha límite X a fin de procesarlos en interés de un alto aprovechamiento de la máquina. En el spool se reunen y procesan todos los documentos AFP siguiendo parámetros como precio, prioridad y optimización del franqueo.
Tras el envío, los departamentos especializados reciben la consiguiente respuesta. Con ello, la empresa dispone de un completo spool AFP que está preparado para el proveedor de impresión.