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Evaluaciones, plataformas y ganar dinero con el flujo de trabajo

drupa Essentials of Print
Por: Pat McGrew

Las cosas más caras que hace en su planta de impresión todos los días implican hablar con los clientes y tocar físicamente su trabajo. Hablas con los clientes para comprender mejor el trabajo que quieren que hagas y tocas el trabajo, en la preimpresión o en otros puntos del proceso, para asegurarte de que la intención del cliente se refleje en el sustrato. Pero cada conversación y cada toque tienen un impacto financiero. Si bien confía en las herramientas de flujo de trabajo para ayudar en el proceso, en la mayoría de las empresas también existen hojas de cálculo, pizarrones y notas adhesivas que se utilizan para recopilar y comunicar información sobre los trabajos en curso. ¡Solo es natural! Sin embargo, cuanto más habla y toca, menos dinero gana en el trabajo.

El flujo de trabajo debe ser la infraestructura que le permita hacer la mayor cantidad de trabajo al menor costo, pero con el tiempo, las soluciones implementadas para satisfacer un conjunto específico de necesidades, tipos de trabajo y clientes comienzan a desgastarse. Los miembros del equipo bien intencionados agregan pasos adicionales, eluden pasos, crean hojas de cálculo para rastrear cosas que el software de flujo de trabajo no está rastreando y, antes de que se dé cuenta de lo que sucedió, su flujo de trabajo es una serie de pasos de desconexión que no están documentados y son ineficientes. ¿Cómo puede saber si su trabajo ya no fluye, sino que atraviesa una serie de obstáculos y obstáculos? Comience por echar un vistazo rápido a lo que tiene y luego comience a buscar las soluciones emergentes que pueden ayudarlo a ser más eficiente.

Evaluar dónde se encuentra para planificar el futuro

El flujo de trabajo nunca ha sido un tema de conversación importante en la impresión. Algunos ven el software de flujo de trabajo como un mal necesario. Las quejas van desde dificultades en la instalación y configuración hasta interfaces de usuario complicadas que requieren demasiado tiempo para comprender. Las quejas tienen alguna base en la realidad de tratar con software que a menudo se creó para satisfacer las necesidades de una configuración específica de imprenta antes de comercializarse para la industria de la impresión en general. Luego, agregue los cambios en la producción de impresión durante la última década, y las probabilidades de que el flujo de trabajo instalado se adapte perfectamente al trabajo que se está realizando hoy no son buenas.

Algunos de los síntomas comunes de un flujo de trabajo que no está sincronizado con la combinación de trabajo de impresión actual son:

  1. Problemas para incorporar una mayor cantidad de trabajos de tiradas cortas / lotes pequeños, en producción y fuera de la puerta para que se puedan facturar.
  2. Un número creciente de turnos de horas extra que impactan los márgenes de ganancias laborales.
  3. Soluciones de automatización que requieren puntos de contacto manuales: islas de automatización.
  4. Software instalado que nadie está usando.
  5. Múltiples procesos para la misma función, a veces el resultado de fusiones y adquisiciones.

Cualquiera de estas condiciones le costará tiempo y dinero, pero a medida que se acumulan, pueden afectar seriamente su capacidad para funcionar de manera rentable. Lamentablemente, estas situaciones no se solucionan solas con el tiempo, y tratar de agregar más software a un flujo de trabajo desafiado a menudo solo agrega más costos sin reparar los problemas subyacentes.

Antes de firmar ese cheque para una nueva solución de flujo de trabajo, realice una autoevaluación que comience con un recorrido por su flujo de trabajo. Esta es una de las mejores prácticas recomendadas por la mayoría de los expertos en flujo de trabajo como punto de partida para el paso a la excelencia operativa. Comience su caminata de flujo de trabajo con una pizarra. Identifique los tipos de trabajo que realiza al más alto nivel. Enumere su equipo y su software. Si tiene listas de activos, comience con ellas, ¡pero esté preparado para editar! La siguiente parada es el punto donde comienza a trabajar con un trabajo de impresión.

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Algunas organizaciones han adoptado soluciones de impresión desde la web, compradas o construidas, mientras que otras aún funcionan tomando pedidos por teléfono o exclusivamente a través de un vendedor o agente de impresión. Puede tener todos estos puntos de incorporación. Es posible que descubra que tiene varias soluciones de impresión desde la web, así como diferentes métodos de incorporación, según el vendedor o corredor con el que trabaje. Tome algunas notas sobre las formas en que el trabajo le llega porque esta es el área citada en las encuestas de la industria como la más disruptiva. Esto es especialmente cierto para las empresas que han realizado la transición con sus clientes de largas series de trabajo estático que estaban en la misma cadencia año tras año a tiradas más cortas con más variaciones.

Una vez que observe cómo se incorporan los trabajos al taller de impresión, camine con los diferentes tipos de trabajos a través del taller. Escuche cuántas llamadas telefónicas se necesitan a los clientes para confirmar las especificaciones, decidir los sustratos y ajustar las expectativas en la entrega. A medida que los trabajos pasan a la preimpresión y al pre-flight, ¿cuántos trabajos se rechazan por elementos faltantes? ¿Todos utilizan las soluciones de flujo de trabajo instaladas o son las hojas de cálculo y los cuadernos privados la verdadera medida del progreso del trabajo? Revise la programación del trabajo y observe el número de retrabajos. ¿Hay algún trabajo impreso que esté pendiente de terminar? Si tiene paneles de producción, ¿qué tan cerca están sus indicadores a lo que encontraste en tu caminata? Grabe todo lo que vea.

Ahora vuelva a sus listas de activos y busque el software que está instalado y compárelo con el que se está utilizando. ¿Tiene paquetes de software sin utilizar por los que todavía paga mantenimiento? Este es un lugar para conseguir algunos ahorros. Mire cada herramienta de software que esté instalada e identifique dónde se usa y cómo avanza el proceso de flujo de trabajo. Una vez que tenga esta vista actualizada de su flujo de trabajo de producción de impresión, es hora de considerar las tendencias y tecnologías emergentes que pueden ayudarlo a eliminar las ineficiencias y ganar dinero con su flujo de trabajo.

Construya su plataforma de flujo de trabajo

Desde las soluciones centradas en datos que son informadas por Industry 4.0 hasta las orientaciones de plataforma y marco de un conjunto emergente de opciones de flujo de trabajo de software como servicio (SaaS), la oportunidad de rehacer su flujo de trabajo de producción está a su alcance. Desde drupa 2016, la industria ha visto cómo las soluciones de flujo de trabajo establecidas se reorganizan para aprovechar la computación basada en la nube, los modelos de suscripción tanto para la entrega como para el pago, y la compatibilidad con un conjunto emergente de plataformas diseñadas para permitir que un arquitecto de flujo de trabajo cree un flujo a medida conectando herramientas en plataformas y frameworks.

Las plataformas como método para permitir que distintas herramientas de software funcionen juntas en un flujo de trabajo ofrecen distintas ventajas. Considere una plataforma como Enfocus Switch, con más de 70 aplicaciones disponibles para su integración en la plataforma Switch. Desde CloudPrinter hasta generadores de escritura a mano, herramientas PDF y aplicaciones de manejo de metadatos, la plataforma Switch permite al arquitecto de flujo de trabajo ensamblar herramientas para optimizar grandes segmentos del flujo de trabajo de producción. HP ofrece un enfoque similar con su plataforma PrintOS, presentada en drupa 2016, y continúa expandiéndose con nuevas soluciones agregadas al mercado de PrintOS regularmente. La característica definitoria de estas plataformas es que las aplicaciones utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API) bien definidas para integrarse en la plataforma, lo que facilita probar una herramienta antes de comprometerse con ella. Espere ver más plataformas introducidas por los proveedores clave de flujo de trabajo y anuncios de herramientas reconocidas disponibles como complementos para plataformas existentes.

Ryan McAbee, director de flujo de trabajo de producción de Keypoint Intelligence, hace esta declaración sobre las plataformas: La necesidad de plataformas de flujo de trabajo solo se intensificará a medida que la industria converja y los segmentos con gran carga analógica, como los envases, experimenten una mayor transformación digital. Todos los tipos de aplicaciones, independientemente del método de impresión final, requieren pasos de flujo de trabajo bien definidos, desde la verificación previa hasta la gestión del color. Como resultado, las plataformas de flujo de trabajo de impresión son adecuadas para respaldar las necesidades cambiantes de la industria al aprovechar los mejores componentes de su clase que crean un flujo de trabajo universal para procesar y enrutar pedidos de manera inteligente en un sistema.

Los impresores de producción también deben tomar nota del mundo emergente de las plataformas de personalización de impresión que conectan a los compradores de impresión con los productores de impresión. Empresas como Cimpress, Cloudprinter, Gelato e InkRouter han desarrollado plataformas de red global que facilitan el acceso a proveedores de impresión con diferentes capacidades y ubicaciones de entrega que pueden expandir la huella de cualquier impresora, en cualquier lugar.

Si aún no está preparado para una plataforma, busque herramientas y conjuntos de aplicaciones que puedan integrarse en su entorno actual que puedan capturar datos sobre trabajos en cada punto de contacto y transmitir esa información a los paneles de producción que informan no solo a la sala de producción sino también a la administración. En la imprenta moderna, es esencial poder identificar todos los costos asociados con cada trabajo para garantizar que se cumplan los márgenes. Traiga su lista de compras a la drupa 2021 y pase tiempo tanto con los proveedores de software independientes como con las características de las soluciones de socios en los stands de soluciones de hardware. Haga preguntas sobre la escalabilidad a medida que su empresa cambia y crece y tómese el tiempo para revisar los estudios de caso que se ofrecen. Unos minutos de lectura pueden resultar de gran utilidad.

Ganar dinero con el flujo de trabajo

La promesa de un flujo de trabajo bien diseñado es que incluye solo las herramientas de software necesarias, captura y proporciona datos utilizables a los paneles de producción y negocios. Puede ampliarse o reducirse con el tiempo para adaptarse a nuevas líneas de productos y las nuevas tecnologías de impresión y acabado son la excelencia operativa. Proporciona la infraestructura que elimina costos innecesarios, puntos de contacto innecesarios y manejo innecesario.

En las Perspectivas de inversión en software europeas de InfoTrends de 2019, el flujo de trabajo se identificó como el centro de costos de 1,4 millones de euros más ignorado. El objetivo debería ser convertir eso en un centro de ganancias mediante la gestión proactiva de las actividades de preimpresión, cómo se venden los trabajos y se reciben los archivos. Su evaluación del flujo de trabajo debería ayudarlo a identificar los costos reales de la incorporación del trabajo, que es el punto de costo más grande en el proceso del flujo de trabajo. Otras encuestas apoyan la identificación de la incorporación laboral: obtener el trabajo de tal punto de venta hasta el punto de impresión, como elemento clave a investigar a la hora de buscar lugares para agilizar.

Si tiene varios portales de captura de archivos y de impresión web, este es un buen momento para consolidarse en uno. Debe ser escalable y seguro. Si los trabajos llegan por correo electrónico o mediante FTP, es difícil de automatizar. Las mejores soluciones facilitan a los clientes la carga de archivos y brindan opciones para verificar automáticamente los archivos en busca de activos, antes del vuelo y garantizar que todas las especificaciones del trabajo estén completas para el trabajo. Solo eso puede ahorrar horas de tiempo. Las soluciones más sofisticadas pueden enrutar automáticamente los trabajos en función de las reglas comerciales que establezca, lo que nuevamente elimina a las personas de ese proceso.

Recuerde que cualquiera de estas soluciones requerirá un profundo conocimiento de sus procesos de trabajo y tiempo para configurar e implementar. Sin embargo, una vez hecho esto, seguirán los ahorros de costos. Y así es como gana dinero con su flujo de trabajo: elimina los costos que no deberían estar allí.

Siga el mismo camino al observar las soluciones Print MIS, las soluciones ERP, los sistemas de gestión de aprobaciones y la conectividad a las plataformas comerciales para la gestión de facturación y pagos.

Tus siguientes pasos

El valor de drupa es que todos los proveedores de soluciones estarán allí. Mientras planifica su tiempo en la feria, planifique al menos un día para hablar con los proveedores de software. Traiga sus desafíos y no tenga miedo de explicar dónde tiene fricciones en su flujo de trabajo. Estos proveedores lo han escuchado todo y tendrán ideas sobre cómo puede pasar del flujo de trabajo como un dolor de cabeza al flujo de trabajo como la infraestructura de su éxito financiero continuo.

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