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El rol de los departamentos de IT en las oficinas post COVID-19

Por: Óscar Sánchez, presidente y CEO de Kyocera Document Solutions América

En Kyocera somos conscientes del poder de los datos en el mundo empresarial. La digitalización se ha convertido en un aspecto fundamental para que cualquier tipo de organización sea competitiva. Dicho esto, el coronavirus ha acelerado la implementación de las tendencias emergentes, como la movilidad y las soluciones digitales, a un ritmo vertiginoso.

En apenas unos meses hemos pasado de las jornadas completas en la oficina a trabajar a distancia. Antes de que llegase la pandemia, muchas empresas no contemplaban el teletrabajo en sus estrategias de gestión de personal y, dadas las circunstancias, tuvieron que elaborar un plan de contingencia en tiempo récord. Una vez superado el impacto inicial, empezaron las decisiones rápidas y ahora emerge lo evidente: para que el teletrabajo funcione es necesario que los equipos cuenten con la tecnología adecuada. Es decir, que el personal pueda trabajar no solo con comodidad sino, sobre todo, con seguridad.

Por lo tanto, la percepción del teletrabajo ha cambiado y ese cambio es drástico. Pero es más, el teletrabajo ha llegado para quedarse, lo cual significa que será, desde ya, una ventaja competitiva para las empresas que sepan adaptarse correctamente y ser versátiles.

Sin embargo, todo cambio trae consigo riesgos, y el principal es la ciberseguridad. El teletrabajo supone una nueva puerta de acceso a los hackers.

Sirvámonos de un ejemplo sencillo y comprensible para todo el mundo: la información de una empresa ha pasado de estar protegida por un sistema central a un entorno doméstico, donde los routers no están, en general, preparados para un uso profesional que garantice la seguridad de la información que se recibe y se envía desde el puesto del teletrabajor.  Los riesgos se multiplican exponencialmente cuando se trabaja desde casa.

Un hacker busca vulnerabilidades, y su finalidad es causar daños en ocasiones incalculables, especialmente cuando hablamos de pérdida o secuestro de datos. Por no hablar del perjuicio en términos de costos y reputación empresarial. Así que la disyuntiva es compleja: los empleados tienen que poder acceder a la información para poder trabajar y, al mismo tiempo, hay que ser consciente de la amenaza que esto supone si no hay medidas de prevención.

Es en este punto en el que los departamentos de IT tienen un papel clave en la seguridad de las comunicaciones y el intercambio de datos, tanto si los empleados vuelven a la oficina como si se establecen sistemas híbridos.

Pero hemos de ser realistas, porque no es posible invertir en todas las tecnologías disponibles. Los departamentos de IT tendrán que garantizar la seguridad, pero están sometidos a un presupuesto; tendrán que ser ágiles en la implementación y ejecución de procesos digitales y para eso necesitarán relaciones sólidas con sus proveedores. Y es que no es un tema menor hacer frente a nuevas plataformas, sistemas y tecnologías.

Así que, en un escenario de reducción de costes e incremento de la demanda, mientras el conocimiento es cada día más especializado, la subcontratación de servicios informáticos va a acelerarse inevitablemente

En todas las épocas de complejidad e incertidumbre, sin excepción, es necesario aferrarse a valores elementales: diligencia y motivación. Ambos han sido clave para los profesionales del departamento de IT de Kyocera Document Solutions América, quienes han conseguido afrontar el reto del teletrabajo sin interrupciones, de forma segura y sin incidencias relevantes para el negocio.

Es más, algunos proyectos se han acelerado, como la introducción del pago online, la puesta en marcha del proceso digital de cuentas a pagar y un proceso de reclamación de gastos sin papel. Mientras tanto, hemos reforzado la seguridad de los sistemas y mejorado nuestra nube, reduciendo la necesidad de utilizar una VPN para acceder a las plataformas de trabajo. Y desde una perspectiva externa, la división de Servicios de Tecnología de la Información ha ampliado la oferta de productos y servicios para hacer frente al aumento de la demanda y a las nuevas necesidades que presenta el mercado.

Hoy, buena parte de nuestra atención se focaliza en los flujos de trabajo digitales. Llevamos años trabajando en ellos porque el mundo empresarial venía reclamando transformación digital y, en el fondo, lo que demandaban era una mejora en la agilidad y en la eficiencia de los procesos. He de decir que algunas empresas, sobre todo las más pequeñas, se mostraban reacias porque entendían que el impacto iba a ser mínimo comparado con la inversión requerida.

Pues bien, ahora estas empresas han pasado a formatos de trabajo híbridos y necesitan procesos digitales sin fisuras, ubicuos y sin interrupciones. Porque ya no hay modo de que una factura, un contrato o un comprobante de gastos circule físicamente por la oficina. Y aquí es donde los colaboradores de confianza se hacen un nombre y demuestran su experiencia, porque las operaciones de una empresa no pueden suponer un riesgo.

Asistimos al momento que llevábamos vislumbrando desde hace más de una década: clientes, empleados y organizaciones interactúan online de un modo formidable, más conectados que nunca, aportando de paso una enorme riqueza de información que, sin duda, ayuda a tomar decisiones empresariales mucho más sólidas. Y en este sentido, en Kyocera nos tomamos muy en serio el valor de la información, porque una correcta gestión de la misma termina por transformarse en conocimiento corporativo, y esa es la transformación genuina, la de obtener rédito de la mejora de procesos.

Ya no hay alternativa. La era digital nos obliga a ser proactivos y flexibles. Las empresas que consigamos adecuar nuestros sistemas y proteger la información tendremos un porvenir estable y estaremos preparadas para afrontar nuevos y ambiciosos objetivos.

Es por ello que, mientras nos adaptamos a la nueva normalidad, los departamentos de IT adquieren el protagonismo que les corresponde, y no solo desde un punto de vista técnico o de operaciones sino también de negocio.

Desde Kyocera queremos formar parte de la evolución de las compañías, así como colaborar y apoyar a sus responsables en una transición que requiere experiencia y capacidad para detectar oportunidades de desarrollo y crecimiento.

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