Quando se trata de proteger documentos importantes, as empresas que se dedicam à gestão documental são as que marcam a linha a seguir. Sem dúvida, há outros tipos de empresa que protegem documentos muito importantes : o dinheiro. Afinal, as notas são aceitas como meio de pagamento por todos os agentes econômicos.

Sem fazer uma hierarquia da importância dos documentos, estamos ante um a tipo peculiar e relevante para o dia a dia da economia e que, também, mostra características de gestão bem diferentes às da normal. Para começar, o ciclo de vida das notas , em princípio, é mais curto que o da maioria dos documentos que devem ser obrigatoriamente conservados, como os contratos de financiamento, contratos bancários, seguros, etc, ainda que se conservem notas por décadas ou séculos. Isto é devido à deterioração que sofrem as transações : passam de uma mão à outra, sujam, dobram, se escreve nelas…algumas chegam a ser coladas com papel . Depois, cuando não servem mais, são destruídas de maneira controlada e certificada.

As medidas de segurança implementadas pelos bancos e as reservas nacionais são similares às que são utilizadas na guarda documental, mas não são tão flexíveis como às adotadas nos da era digital. Apesar da natureza comum das notas e de outros documentos em papel, a evolução de ambos os setores não tem sido tão paralelas. Enquanto que para a proteção do dinheiro os esforços estão centrados nas medidas de seguridade e no desenvolvimento de outros suportes (como etiquetas ou transferências eletrônicas), na gestão documental tem-se otimizado todas as atividades focadas na criação de valor para o cliente e a prevenção dos riscos presentes e evitáveis.

As grandes companhias bancárias e de seguros devem desenvolver sua estratégia de gestão documental focando em quatro fatores:

– Assegurar o perfeito estado dos documentos legais (contratos, por exemplo) que devem ser conservados por longo prazo: conservando os aquivos em locais onde são controladas a temperatura, a umidade, a luz, com sistem de proteção contra incêndio ( preferencialmente à gás inócuo ) e com acesso restrito. Conservação e preservação. – Determinar um sistema mais acessível que permita a consulta e visualização dos documentos: documentos que possam ser solicitados pelos clientes , pelos trabalhadores das empresas ou por terceiros , devendo ter a opção de que eles estejam arquivados em um lugar que permita, pelo sistema de classificação, logística e busca, um rápido transporte de volta aos escritórios demandantes. A outra opção é digitalizar os documentos que cumpram as exigências de proteção e petencial consulta para que se possa ter acesso à visualização do documento original de qualquer computador ou em qualquer momento (sempre mantendo o nível de segurança de acordo com as condições do documento).

– Assegurar-se de destruir os documentos de forma certificada e no prazo estabelecido: cada arquivo tem um período legal durante o qual deve ser mantido em perfeitas condições; terminando o seu prazo de vigência, já que não tem mais utildiade para a empresa, destrui-lo o quanto antes com a garantia de que não será reutilizado nem será objeto de fraude,; isto significa economizar e evitvar riscos.

– Suportes digitais: banco e segurados , entidades de grande tamanho que realizam cópias de segurança constantemente devem assegurar-se que estes suportes tenham um respaldo que evite riscos de piratagem e que esteja ultrapassado. Além disso, a gestão de arquivos digitais e sua conservação em discos rígidos que também devem ser protegidos e com as medidas de segurança adaptadas às características dos aparatos eletrôncos ( como cofres especiais, temperaturas baixas, pouca luz).

Resumindo, a regra de ouro é a busca constante da eficiência e da segurança. Estas duas premisas, que toda empresa do século XXI deverá ter presentes em qualquer operação, são mais difíceis de cumprir quando se assumem tarefas ou funções em que não se é expert e quando não se tem desenvolvimento de longa data e em constante evolução ( adaptação às novas tendencias tecnológicas, cumprimento da legislação); este é o sistema de gestão segura de informação. Por tudo isto , transformar os custos e a ineficiência em investimento , o valor ganho é o presente das empresas que tem futuro.