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Desmitificando 3 mitos comunes acerca de los sistemas de administración de flujos de impresión

Siguiendo la corriente

Por: Jonathan Malone-McGrew de Solimar Systems

Los sistemas de administración de flujos con sus beneficios de aumento en la eficiencia han demostrado otorgar muchas ventajas cuantificables para las compañías de impresión. Aún así, no hay duda que cambiar procesos establecidos desde hace muchos años – a lo mejor desde el primer día – puede ser desalentador. La resistencia puede surgir del deseo de mantener el status quo – la escuela filosófica de “si funciona, no lo toques”. Pero la mayoría de las veces nace de preocupaciones genuinas, tales como de qué manera el cambio impactará la moral del personal, o si va a interrumpir procesos existentes.

Aquí, Jonathan Malone-McGrew de Solimar Systems examina 3 mitos comunes acerca de los sistemas de administración de flujos – y explica porqué hacer el cambio puede beneficiar más allá del saldo final. 

Mito # 1: Los procesos de flujo nuevos van a desmotivar al personal

Una de las preocupaciones más comunes que escuchamos de compañías que están considerando actualizarse con un sistema de administración de flujos es cómo va a reaccionar el personal. El recurso más grande de una compañía es su gente y entonces es absolutamente correcto que se considere el impacto que tendrá la tecnología nueva en la moral. Sin embargo, cuando la transición se maneja correctamente, la introducción de tecnología nueva puede realmente tener un gran efecto positivo en el personal – al liberarlos de los procesos manuales tediosos y darles oportunidad de hacer tareas con más valor agregado.

Esto se apoya por un reporte de McKinsey que examina las actitudes de los trabajadores hacia la automatización[1]. Casi 60% de los trabajadores encuestados estiman que podrían ahorrar 6 o más horas a la semana si se automatizan las partes repetitivas de sus trabajos, con casi tres cuartos (72%) diciendo que utilizarían el tiempo para hacer trabajo que es más valorable para la organización. Aún más, 78% se enfocarían en los aspectos más interesantes y gratificantes de sus trabajos. 

Mito # 2: No podemos permitirnos software comercial nuevo

El costo es, comprensiblemente, una consideración clave cuando se invierte en una tecnología nueva. Sin embargo, como con cualquier inversión es esencial ver más allá del costo de compra y considerar cuántos ingresos extra se pueden generar. 

La solución correcta de administración de flujos podrá entregar un retorno de la inversión (ROI) rápido. Con base en la reacción de clientes de Solimar, sabemos que los beneficios típicos incluyen: una reducción en el tiempo de inducción de 20 minutos a 20 segundos; visibilidad incrementada, rastreo y reportes; una reducción en el costo de almacenamiento por medio de procesos de archivo mejores; y la capacidad nueva de aceptar tipos de trabajo adicionales añadiendo opciones diferenciadas de valor agregado. 

Borns Group, empresa de mercadotecnia, impresión y soluciones postales con base en los EE. UU., ha ganado negocios nuevos después de instalar un sistema de administración de flujos de Solimar en 2019. La compañía instaló el sistema para obtener mejor control de sus impresoras inkjet y automatizar procesos como añadir insertos digitales, migrar logotipos en blanco y negro a color completo y agregar páginas y marcas de perforación. Esto le ha llevado a una mejora cuantificable en calidad de impresión y a una reducción de 60% en tiempos de completar proyectos, ganando $400,000 en negocios nuevos para la compañía, mejorando también la retención de clientes existentes. 

Mito # 3: El software de flujos nuevo no será compatible con los sistemas existentes

Esta es una preocupación común acerca de los sistemas de administración de flujos – y no sin fundación. Muchas de las soluciones de software en el mercado actual dependen de programación personalizada, requiriendo que las compañías empleen personal altamente calificado en programación para poder operarlas, o emplear servicios externos de programadores, que pueden ser caros y no proveer el mismo nivel de respuesta como el personal dentro de la empresa. Usualmente esto es un factor decisivo para las compañías. Por lo menos puede impactar negativamente los costos de mantenimiento a largo plazo de la solución.

Por eso es que hemos diseñado nuestro software de flujos para ser tan simple de operar como sea posible. Nuestros sistemas tienen una interfaz fácil de utilizar que no requiere escribir código complicado, permitiendo a los clientes acelerar la implementación de cambios en producción, e instalar versiones nuevas rápidamente. Además, es configurable para muchos ambientes diferentes y tipos de mercado haciéndolo una buena opción para negocios pequeños y medianos hasta empresas y esquivando la necesidad de código personalizado. 

El primer paso para la optimización de flujos

El primer paso para mejorar su flujo es entenderlo. Solimar Systems proporciona un servicio de “caminar su flujo” donde examinamos sus procesos y sistemas existentes y le recomendamos que pasos se pueden seguir para mejorarlos. Esto usualmente se hace en persona pero también se puede realizar virtualmente utilizando video llamadas. Este proceso le ayudará a identificar dónde se está perdiendo dinero en la planta y armarlo con el conocimiento para hacer el flujo mejor, más rápido y competitivo.

[1]https://www.smartsheet.com/content-center/product-news/automation/workers-waste-quarter-work-week-manual-repetitive-tasks
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