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Costos ocultos en producción

por: Rainer Wagner

Costos ocultos pueden existir en las cinco áreas de la empresa: producción, ventas, administración, inversión y finanzas. Pero la conciencia, la determinación y finalmente la eliminación de los costos ocultos en la producción son esenciales para la empresa gráfica y lo más fácil de lograr. No hay que olvidar que los costos ocultos son como un cáncer que se come todas las ganancias y frena la “Productividad Aumentada” necesaria para reducir los costos de producción. En la mayoría de las imprentas el verdadero monto total de los costos ocultos es desconocido. ¡Qué peligroso!

I – Definición

Los costos ocultos son costos realizados en la producción pero que no están cubiertos por la cotización del producto impreso. En otras palabras, el cliente no paga estos costos – es la empresa – por lo que se reducen de forma peligrosa las ganancias y así indirectamente la liquidez. En la mayoría de los casos pasa sin que la empresa se dé cuenta. Una situación muy delicada en tiempos de pandemia donde es difícil de conseguir financiamiento (liquidez) externo de forma rápida y barata.

II – ¿Donde se crean los costos ocultos de producción?

Lógicamente se crean en todas las etapas de producción. En pre impresión, impresión, pos impresión y despacho. Los costos ocultos de mayor monto siempre están relacionados con maquinaria de costo por hora muy alto, por ejemplo las prensas multicolor o equipos de terminación automatizada convencional y digital.

III – Costos ocultos notorios

Los montos más pronunciados de costos ocultos se producen en trabajos repetitivos (típico: suplementos para diarios o revistas con una frecuencia regular de publicación o etiquetas) por la notoria falta de actualizar los costos y tiempos reales a favor de un precio más competitivo o por compromiso comercial con el cliente (editoriales, viñas, industria alimentaria).

Los máximos costos ocultos se deben esperar después del siguiente anunciado clásico del dueño: “Mira este folleto, vamos a cobrar igual que el trabajo para fulano de tal. ¿Se acuerda?”

IV – Costos ocultos en la práctica

1- Corrección de datos digitales en pre prensa (bajo costo/hora)

Un considerable monto de costos ocultos se realizan durante la corrección de los archivos digitales defectuosos del cliente que por competencia de precio no se rechazan durante el pre flight (la revisión). Se aceptan los errores y se corrigen sin cobrar al cliente. Este tiempo invertido en la corrección de los archivos es tiempo no cotizado ni cobrado pero pagado por la empresa.

2- VoBo de Color en Máquina (alto costo/hora)

Costos ocultos realizados en una prensa tienen un monto extremamente más alto. Existen estadísticas internacionales con los costos estándares por hora para diferentes prensas. Estos costos/hora estándar siempre toman en cuenta el valor del equipo, su depreciación completa en 10 años y el grado de ocupación (turnos con tiempo productivo o productivo auxiliar).

Situación típica  – vivida en la práctica – el VoBo de color en máquina:

Un total de tres horas y 35 min. adicionales, no cubiertas por la cotización:

35 min. del CtP (¡En este tiempo no puede exponer otros trabajos planificados!) más 3 horas/máquina de la prensa sin producir pagadas por la imprenta.

Desglosado en:

¿Fueron estimados los tiempos tal cual?

¿Se tomó en cuenta el retraso en la planificación? – Asegurado que no.

¿Por qué entonces no realizar la prueba de color directamente en prensa o contar con un sistema de gestión de color digital (CMS)?.

V – Determinación de los costos ocultos

En caso de trabajar con tiempos y costos estandarizados de la “Estandarización de Tareas” (Workflow) la determinación del monto y del lugar de los costos ocultos es muy fácil. Nada más se realiza una pos cotización del trabajo basado en los tiempos reales registrados. Estos tiempos reales se comparan (benchmarking) con los tiempos y valores estimados.

VI – Eliminación

Realizar el benchmarking de los costos ocultos significa investigar las razones de su creación y también significa tomar acciones para evitar las mismas situaciones en el futuro. Acciones de eliminación son:

VII – Resumen

Los costos ocultos son peligrosos para la existencia de la empresa gráfica. Es muy importante sacarlos de lo oculto, conocerlos en su totalidad y eliminar sus raíces dentro de la producción. Los costos ocultos actúan como un cáncer en la producción de la empresa y tienen la fatal característica de aumentarse con mayor productividad.

Cuidado:

¡Trabajar sin estandarización -> Más costos ocultos!
¡Manejo o gestión espontanea de la producción -> Más costos ocultos!
¡Control empírico de producción -> Más costos ocultos!
¡Más trabajos repetitivos -> Más costos ocultos!
¡Mala calidad de materiales e insumos -> Más costos ocultos!
¡Mal mantenimiento preventivo -> Más costos ocultos!
¡Más productividad -> Más costos ocultos!
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