12+1 claves para desarrollar un Sistema de Control de la Productividad efectivo
José Antonio Martínez, consultor de LeanPrinting y mejora de procesos en LTCaM.

Hoy en día, la productividad es la clave del éxito o fracaso de nuestro negocio gráfico. En un entorno industrial de Commodities como el nuestro, donde todos los competidores pueden realizar sin dificultad el mismo producto, o somos competitivos en cómo fabricamos o bien lo será nuestra competencia y nos pondrá fuera del mercado; así de radical es nuestra realidad.

La productividad es el único factor que podemos controlar dentro de la ecuación de Rentabilidad de nuestro negocio (Rentabilidad = Precio de Venta – Coste de Fabricación), ya que los precios y los requerimientos de calidad los pone el mercado.

Para aumentar nuestra productividad, lo primero que tenemos que empezar a hacer es medir nuestros procesos, ya saben: lo que no se mide no se gestiona, lo que no se gestiona no se controla y lo que no se controla no se mejora. Seguidamente, hay que desarrollar un Sistema de Control de la Productividad (SCP) que no es otra cosa que la aplicación de un método de seguimiento y control sistemático a los resultados de los procesos en relación con unos objetivos planteados.

Si están de acuerdo conmigo en lo expuesto previamente y se están planteando cómo pueden ser más productivos, compartiré con ustedes algunas claves y experiencias recolectadas, tanto de empresas para las que colaboré en el pasado como de proyectos de consultoría y desarrollo de aplicaciones en los que estoy trabajando actualmente, para ayudarles a conseguir desarrollar un sistema de control de la productividad más efectivo.

  1. Tenemos que plantearnos objetivos y metas de productividad y ocupación cuanto menos en los recursos fundamentales de nuestro negocio
  2. Estas metas deben estar basadas en un estudio de métodos y tiempos que nos marquen un diagnóstico de nuestra realidad industrial, nuestros despilfarros en los procesos y el verdadero potencial de nuestros recursos, siempre teniendo en cuenta los datos de productividad de nuestra competencia (Benchmarking)
  3. Es necesario documentar el sistema para aportar transparencia. Todos los operarios tienen que conocer cómo se calculan los resultados de producción. No olviden que la claridad es la base para que las personas reacciones positivamente
  4. La captura de datos en planta es la piedra angular del sistema, es lo que nos proporciona el “Big Data” de nuestra fábrica. Esta parte del Sistema tiene que ser simple, sencilla de uso y fiable. No puede fallar un solo día
  5. El sistema de captura debe ser instantáneo. Nos tiene que proporcionar información en tiempo real y se tienen que poder hacer correcciones de fichajes “en directo”
  6. La definición de operaciones (el contenido de la captura de datos en planta) tiene que recoger toda la casuística de la producción y estar agrupadas en familias homogéneas; en tiempos Productivos, Improductivos y de No Proceso. Lamentablemente este punto se descuida en muchas ocasiones y nos provoca falta de claridad en los resultados obtenidos
  7. Los fichajes se deben validar por los responsables al cierre de cada turno. Esta operación tiene una doble finalidad. El responsable toma conciencia de cómo ha ido la productividad durante la jornada (resultados e incidencias surgidas) y corrige en tiempo real los fallos de fichajes realizados. Para que este punto sea factible se debe cumplir también el punto 5
  8. Se tiene que facilitar la comunicación bidireccional. Es decir, de arriba abajo y viceversa. Se tienen que poder dar indicaciones de la dirección a los operarios (comunicar puntos clave para la fabricación, el planning de trabajo, etc. y desde los operarios a la dirección, incidencias en la realización del producto) estos comentarios serán muy útiles y aportarán contexto a la hora de analizar resultados
  9. El sistema debe ser dinámico se tienen que poder ir cambiando objetivos a medida que se consiguen mejoras o bien cuando se realizan inversiones en las máquinas para facilitar las tareas de producción
  10. Es necesario poder medir resultados de productividad frente a objetivos en cuatro niveles; de menos a más precisión
    1. Nivel de fábrica,
    2. Nivel de departamento
    3. Nivel de máquina
    4. Nivel de operario
  11. Los datos de productividad hay que cruzarlos con los resultados de no calidad. De nada sirve un maquinista hiperproductivo que esté generando trabajos mal realizados permanentemente
  12. Los datos obtenidos hay que comunicarlos sistemáticamente y establecer rutinas de seguimiento por medio de reuniones semanales con los responsables donde se analizan resultados y se planifican acciones para corregir las desviaciones frente a los objetivos

La última clave es que el mero hecho de poner en marcha un Sistema de Control de la Productividad provoca automáticamente un aumento de la productividad, ya que genera dinámicas internas muy positivas tales como establecimiento de objetivos para los procesos, poner el foco en los resultados, concienciación del personal hacia las metas, seguimiento de tiempos improductivos, etc.