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Avaliações, plataformas e ganhar dinheiro com o fluxo de trabalho

Drupa Essentials of Print
Por: Pat McGrew

As coisas mais caras que você faz em sua gráfica todos os dias envolvem conversar com clientes e tocar fisicamente em seu trabalho. Você conversa com os clientes para entender melhor o trabalho que eles desejam que você faça e toca no trabalho, na pré-impressão ou em outros pontos do processo, para garantir que a intenção do cliente seja refletida no substrato. Mas cada conversa e cada toque têm um impacto financeiro. Enquanto você confia nas ferramentas de fluxo de trabalho para ajudar no processo, planilhas, quadros brancos e notas adesivas também estão disponíveis na maioria das empresas que são usadas para coletar e comunicar informações sobre trabalhos em andamento. É natural! Porém, quanto mais você fala e joga, menos dinheiro você ganha no trabalho.

O fluxo de trabalho deve ser a infraestrutura que permite que você trabalhe ao máximo com o menor custo, mas com o tempo, as soluções implementadas para atender a um conjunto específico de necessidades, tipos de trabalho e clientes começam a se desgastar. Membros de equipe bem-intencionados adicionam etapas extras, ignoram etapas, criam planilhas para rastrear coisas que o software de fluxo de trabalho não está rastreando e, antes que você saiba o que aconteceu, seu fluxo de trabalho é uma série. etapas de desconexão não documentadas e ineficientes. Como você pode saber se seu trabalho não está mais fluindo, mas está passando por uma série de obstáculos e obstáculos? Comece dando uma olhada rápida no que você tem e, em seguida, comece a procurar soluções emergentes que podem ajudá-lo a ser mais eficiente.

Avalie onde você está para planejar o futuro

O fluxo de trabalho nunca foi um grande assunto na mídia impressa. Alguns vêem o software de fluxo de trabalho como um mal necessário. As reclamações variam de dificuldades na instalação e configuração até interfaces de usuário complicadas que demoram muito para serem entendidas. As reclamações têm alguma base na realidade de lidar com software que muitas vezes foi criado para atender às necessidades de uma configuração de impressora específica antes de ser comercializado para a indústria gráfica em geral. Em seguida, acrescente as mudanças na produção de impressão ao longo da última década, e as chances de que o fluxo de trabalho instalado corresponderá perfeitamente ao trabalho que está sendo feito hoje não são boas.

Alguns dos sintomas comuns de um fluxo de trabalho que está fora de sincronia com a combinação de trabalhos de impressão atual são:

  1. Problemas para incorporar mais trabalhos de tiragem curta / pequenos lotes na produção e fora do portão para que possam ser cobrados.
  2. Um número crescente de turnos de horas extras impactando as margens de lucro do trabalho.
  3. Soluções de automação que requerem pontos de contato manuais: ilhas de automação.
  4. Software instalado que ninguém está usando.
  5. Vários processos para a mesma função, às vezes o resultado de fusões e aquisições.

Qualquer uma dessas condições vai custar-lhe tempo e dinheiro, mas à medida que se somam, podem afetar seriamente sua capacidade de funcionar de forma lucrativa. Infelizmente, essas situações não se corrigem com o tempo, e tentar adicionar mais software a um fluxo de trabalho desafiador muitas vezes apenas adiciona mais custos, sem corrigir os problemas subjacentes.

Antes de assinar esse cheque para uma nova solução de fluxo de trabalho, faça uma autoavaliação que começa com um tour pelo seu fluxo de trabalho. Esta é uma das melhores práticas recomendadas pela maioria dos especialistas em fluxo de trabalho como ponto de partida para a mudança para a excelência operacional. Comece sua caminhada de fluxo de trabalho com um quadro branco. Identifique os tipos de trabalho que você faz no nível mais alto. Liste seu equipamento e seu software. Se você tiver listas de ativos, comece com elas, mas esteja preparado para editar! A próxima parada é o ponto onde você começa a trabalhar com um trabalho de impressão.

Algumas organizações adotaram soluções de impressão da web, compradas ou construídas, enquanto outras ainda trabalham recebendo pedidos por telefone ou exclusivamente por meio de um fornecedor ou agente de impressão. Você pode ter todos esses pontos de incorporação. Você pode descobrir que tem várias soluções de impressão na Web, bem como diferentes métodos de integração, dependendo do fornecedor ou corretor com quem você trabalha. Faça algumas anotações sobre como o trabalho chega até você, porque esta é a área citada em pesquisas do setor como a mais perturbadora. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que fizeram a transição com seus clientes de longas séries de trabalho estático que estavam no mesmo ritmo ano após ano para séries mais curtas. tas com mais variações.

Depois de observar como os trabalhos são trazidos para a gráfica, conduza os diferentes tipos de trabalhos pela loja. Ouça quantas ligações são necessárias para os clientes confirmarem as especificações, decidir sobre os substratos e ajustar as expectativas de entrega. Conforme os trabalhos passam para a pré-impressão e pré-lançamento, quantos trabalhos são rejeitados por itens ausentes? Todos usam as soluções de fluxo de trabalho instaladas ou as planilhas e cadernos particulares são a verdadeira medida do progresso do trabalho? Revise o cronograma de trabalho e observe o número de retrabalhos. Existem trabalhos impressos com conclusão pendente? Se você tem painéis de produção, quão próximos estão seus indicadores do que você encontrou em sua caminhada? Grave tudo que você vê.

Agora volte para suas lista de ativos e encontre o software que está instalado e compare-o com o que está sendo usado. Você tem pacotes de software não utilizados pelos quais ainda paga manutenção? Este é um lugar para obter algumas economias. Observe cada ferramenta de software instalada e identifique onde ela é usada e como o processo de fluxo de trabalho avança. Depois de ter essa visão atualizada de seu fluxo de trabalho de produção de impressão, é hora de considerar as tendências emergentes e tecnologias que podem ajudá-lo a eliminar ineficiências e ganhar dinheiro com seu fluxo de trabalho.

Construa sua plataforma de fluxo de trabalho

De soluções centradas em dados que são informadas pela Indústria 4.0 para orientação de plataforma e estrutura para um conjunto emergente de opções de fluxo de trabalho de software como serviço (SaaS), a oportunidade de refazer seu fluxo de trabalho de produção está ao seu alcance. Desde a drupa 2016, a indústria viu as soluções de fluxo de trabalho estabelecidas se reorganizarem para aproveitar as vantagens da computação baseada em nuvem, modelos de assinatura para entrega e pagamento e suporte para um conjunto emergente de plataformas projetadas para permitir que um arquiteto de fluxo de trabalho crie um fluxo personalizado de ferramentas de conexão em plataformas e estruturas.

As plataformas como um método para permitir que diferentes ferramentas de software trabalhem juntas em um fluxo de trabalho oferecem diferentes benefícios. Considere uma plataforma como o Enfocus Switch, com mais de 70 aplicativos disponíveis para integração na plataforma do Switch. De CloudPrinter a geradores de manuscrito, ferramentas de PDF e aplicativos de gerenciamento de metadados, a plataforma Switch permite ao arquiteto de fluxo de trabalho montar ferramentas para otimizar grandes segmentos do fluxo de trabalho de produção. A HP oferece uma abordagem semelhante com sua plataforma PrintOS, apresentada na drupa 2016, e continua a se expandir com novas soluções adicionadas ao mercado de PrintOS regularmente. A característica definidora dessas plataformas é que os aplicativos usam interfaces de programação de aplicativos (APIs) bem definidas para se integrarem à plataforma, tornando mais fácil testar uma ferramenta antes de se comprometer com ela. Espere ver mais plataformas introduzidas pelos principais fornecedores de fluxo de trabalho e anúncios de ferramentas reconhecidas disponíveis como complementos para as plataformas existentes.

Ryan McAbee, diretor de fluxo de trabalho de produção da Keypoint Intelligence, afirma sobre as plataformas: A necessidade de plataformas de fluxo de trabalho só se intensificará à medida que a indústria convergir e segmentos com carga analógica pesada, como embalagens. , experimente uma maior transformação digital. Todos os tipos de aplicativos, independentemente do método de impressão final, exigem etapas de fluxo de trabalho bem definidas, desde a pré-impressão até o gerenciamento de cores. Como resultado, as plataformas de fluxo de trabalho de impressão são adequadas para dar suporte às necessidades em constante mudança da indústria, aproveitando os melhores componentes da classe que criam um fluxo de trabalho universal para processar e encaminhar pedidos de maneira inteligente em um sistema.

As gráficas de produção também devem tomar nota do mundo emergente das plataformas de personalização de impressão que conectam compradores de impressão a produtores de impressão. Empresas como Cimpress, Cloudprinter, Gelato e InkRouter desenvolveram plataformas de rede globais que facilitam o acesso a provedores de impressão com diferentes recursos e locais de entrega que podem expandir a pegada de qualquer impressora, em qualquer lugar.

Se você ainda não está pronto para uma plataforma, procure ferramentas e suítes que podem ser integradas ao seu ambiente atual que podem capturar dados sobre trabalhos em cada ponto de contato e transmitir essas informações para painéis de produção que reportam não apenas à sala de produção, mas também para a administração. Na impressora moderna, é essencial ser capaz de identificar todos os custos associados a cada trabalho para garantir que as margens sejam atendidas. Traga sua lista de compras para a drupa 2021 e passe um tempo com fornecedores de software independentes e recursos de soluções de parceiros nos estandes de soluções de hardware. Faça perguntas sobre escalabilidade à medida que sua empresa muda e cresce e reserve um tempo para revisar os estudos de caso oferecidos. Alguns minutos de leitura podem ser muito úteis.

Ganhe dinheiro com fluxo de trabalho

A promessa de um fluxo de trabalho bem projetado é incluir apenas as ferramentas de software necessárias, capturando e entregando dados utilizáveis ​​para painéis de negócios e produção. Pode ser ampliado ou reduzido ao longo do tempo para acomodar novas linhas de produtos, e novas tecnologias de impressão e acabamento são excelência operacional. Ele fornece a infraestrutura que elimina custos desnecessários, pontos de contato desnecessários e gerenciamento desnecessário.

No European Software Investment Outlook 2019 da InfoTrends, o fluxo de trabalho foi identificado como o centro de custo de € 1,4 milhões mais negligenciado. O objetivo deve ser transformar isso em um centro de lucro, gerenciando de forma proativa as atividades de pré-impressão, como os trabalhos são vendidos e os arquivos são recebidos. Sua avaliação do fluxo de trabalho deve ajudá-lo a identificar os custos reais de incorporação do trabalho, que é o maior ponto de custo no processo de fluxo de trabalho. Outros levantamentos apóiam a identificação da incorporação da mão-de-obra: a obtenção da obra desde tal ponto de venda até o ponto de impressão, como elemento fundamental a ser investigado na busca de locais para agilizar.

Se você tiver vários portais de captura de arquivo e impressão da web, este é um bom momento para consolidar em um. Deve ser escalonável e seguro. Quer os trabalhos cheguem por e-mail ou FTP, é difícil automatizar. As melhores soluções facilitam para os clientes o upload de arquivos e fornecem opções para verificar arquivos automaticamente para ativos, antes do voo, e garantir que todas as especificações de trabalho estejam completas para o trabalho. Só isso pode economizar horas de tempo. Soluções mais sofisticadas podem encaminhar trabalhos automaticamente com base nas regras de negócios definidas, removendo novamente as pessoas desse processo.

Lembre-se de que qualquer uma dessas soluções exigirá um conhecimento profundo de seus processos de trabalho e tempo para configurar e implementar. No entanto, uma vez feito isso, a economia de custos será ollow. E é assim que você ganha dinheiro com seu fluxo de trabalho – você elimina custos que não deveriam existir.

Siga o mesmo caminho examinando as soluções de impressão MIS, soluções ERP, sistemas de gerenciamento de aprovação e conectividade com plataformas de negócios para gerenciamento de faturamento e pagamento.

Seus próximos passos

O valor da drupa é que todos os fornecedores de soluções estarão presentes. Ao planejar seu tempo na feira, planeje pelo menos um dia para falar com os fornecedores de software. Traga seus desafios e não tenha medo de explicar onde você está tendo atrito em seu fluxo de trabalho. Esses fornecedores já ouviram tudo e terão ideias sobre como você pode passar do fluxo de trabalho como uma dor de cabeça para o fluxo de trabalho como a infraestrutura de seu sucesso financeiro contínuo.

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