José Antonio Martínez, LeanPrinting e consultor de melhoria de processos na LTCaM
Por: José Antonio Martínez, LeanPrinting e consultor de melhoria de processos na LTCaM

Precisamos melhorar; Esta é a frase que eu escuto cada vez mais dos meus clientes e concordo com 100% de suas preocupações. Penso que, em nossa situação atual, a única alternativa para avançar é ser mais eficaz (eficácia é a soma de ser eficaz e eficiente) em nossas operações.

As chaves para esta situação: sempre digo que nosso cenário é o de um contexto global e totalmente interconectado, agravado por nossa atual situação de transição tecnológica, na qual menos é impresso. As consequências são automáticas: aumento da concorrência com clientes cada vez mais informados e exigentes; isto é, eles nos pedem mais qualidade e melhor serviço, por um preço mais baixo.

Nossa única realidade é que, ou melhoramos permanentemente ou nossa concorrência, tirando-nos do mercado. Temos que transformar a melhoria contínua em um hábito e garantir que ela seja compatível com o trabalho diário, para que a melhoria contínua se torne parte de nossa cultura, precisamos criar uma rotina, uma metodologia. Eu simplesmente compartilho as 4 fases para criar um sistema de melhoria contínua.

  • Padronizar
  • Registrar
  • Medir
  • Analisar

Padronizar

Taiichi Ohno, gerente geral da Toyota e arquiteto da metodologia Lean Manufacturing, já disse: “Sem padrão, não há melhorias”, e é que uma empresa sem padrões é como uma cidade sem lei … Se não tivermos estabelecido claramente como eles têm Para fazer as coisas para cada um de nossos processos, será muito difícil obter produtos com qualidade consistente e custos reduzidos.

Para iniciar um processo de padronização, a primeira coisa que precisamos fazer é dividir nossa organização em processos, isto é, em partes autônomas. Um processo é um conjunto de tarefas que reúne pessoas, recursos e informações, onde há uma transformação muito funcional ou material do nosso produto.

Depois que cortamos a Organização, temos que designar uma pessoa responsável para coordenar e implementar o padrão, ou seja, garantir que tudo seja feito de acordo com esta sequência:

  1. Estabeleça a maneira de trabalhar
  2. Verifique se o padrão é viável (melhor que perfeito)
  3. Documente, se possível, melhor visualmente
  4. Faça com que todos compreendam e se comprometam a cumprir

Registrar

Uma vez que tenhamos o padrão, é essencial que os operadores realizem a captura de dados na planta. Encontrei muita inércia nesse aspecto por parte dos operadores, mas é absolutamente necessário que eles o façam, pois esse registro de informações nos fornecerá o contexto para analisar o que acontece na fábrica.

Para garantir o sucesso no processo de captura de dados, precisamos:

  1. Projete as diferentes famílias de tarefas ou operações
  2. Implementar uma ferramenta de computador ágil e aberta para adaptá-la às características de nossa fábrica
  3. Operadores de trem
  4. Faça com que eles saibam que o registro das operações é outra parte do trabalho deles.
  5. Acompanhe e valide os registros diariamente e corrija-os “quentes”

Medida

Depois de termos dados sobre a fabricação de nossos produtos, é hora de medir, ou seja, estabelecer e definir métricas que nos informam se melhorarmos ou piorarmos o desempenho de nossas tarefas.

E nesta fase, temos um perigo. Os seres humanos são viciados em números e podemos ir de medir nada a tentar medir tudo. Não se esqueça da regra de ouro de “menos é mais”.

Para que um sistema de medição seja bem-sucedido, devemos levar em consideração:

  1. Atingir um sistema ecológico, ou seja:
    • Poucas métricas e garantir que elas sejam medidas sistematicamente
    • Cada uma das métricas deve estar alinhada à contribuição de valor
  2. Envolva a equipe, tente fazer com que os operadores calculem os dados
  3. Equilibre o sistema, as métricas devem cobrir produtividade, qualidade e desperdício
  4. Defina metas ou indicadores-chave de processo (KPIs) que serão os que nos farão ver se melhoramos ou pioramos

Analisar

Quando começamos a medir e ver como evoluímos em relação aos nossos objetivos, precisamos analisar esses dados. Analisar é o que atualmente se chama trabalhar na Inteligência de Negócios; isto é, tente relacionar efeito e causa nos resultados de nossos processos, buscando oportunidades de melhoria.

Durante o processo de análise:

  1. Aplicamos técnicas estatísticas para descrever e prever resultados
  2. Analisamos os sintomas para procurar as causas dos problemas
  3. Estabelecemos e definimos padrões de comportamento e correlações entre métricas

A análise dos resultados é possivelmente a fase mais importante e negligenciada, uma vez que o horário do dia nos consome. Infelizmente, é muito comum prestar atenção ao urgente e deixar o importante para mais tarde, ou seja, nunca.

Em suma, a melhoria contínua é uma parte cada vez mais importante do nosso trabalho e, para melhorar consistentemente, precisamos de rotinas e métodos. Um conhecido empresário espanhol já disse: “Quem tem método, tem um tesouro!”