Excel - Jose Vicente Salas
por: José Vicente Salas, diretor da Hefe Solutions.

Quando vim para esse setor no alvorecer deste século, um pouco por acaso, uma das muitas coisas que me chamaram a atenção foi o uso generalizado do Excel, praticamente para quase tudo. Eu vim de gerenciar bancos de dados com milhões de registros e não gostava de Excel porque muitas empresas o usavam para gerenciar pequenos bancos de dados e o Excel nunca foi a melhor opção para bancos de dados.

No entanto, no setor gráfico, o Excel é usado para fazer cálculos, que em última análise são a função de uma “planilha”.

Sempre tivemos soluções MIS / ERP específicas do setor para todos os níveis de negócios, grandes, médios ou pequenos. No entanto, mantém-se a utilização do Excel para fazer cálculos que permitam o envio de orçamentos e tem sido, e continua a ser, o rei nas pequenas e médias empresas e também em algumas não tão pequenas.

No campo empresarial, é comum pensar que quando o mercado não aceita a nossa proposta é porque o mercado está errado, mas a realidade é que o cliente / usuário nunca se engana porque conhece o seu dia-a-dia e seus clientes muito bem.

Ao longo dos anos pude observar alguns dos motivos do “sucesso” do Excel na geração de estimativas e orçamentos. Em resumo, seriam os seguintes:

  • Implementação. O grande inimigo do MIS / ERP é a implementação, o start-up. Queríamos ir até o último detalhe ao analisar os custos que uma gráfica tem ao produzir um trabalho. Neste setor, o trabalho diário absorveu quase todos os recursos disponíveis e não permitiu boas medições de tempo, análises de processos. Criar um Excel, mesmo com cálculos muito avançados, é bastante rápido; em alguns dias pode estar funcionando.
  • Cálculos na programação. O Excel tem muitas funções predefinidas: cerca de 500. Essas funções são usadas em fórmulas criadas em células para realizar os cálculos necessários. Em um programa, todas as funções necessárias para torná-los devem ser criadas por meio de código. Obviamente, você nunca precisará de todas as funções do Excel, mas precisa programar todas as funções que serão necessárias.
  • Atualização imediata. No Excel é muito fácil alterar uma fórmula ou uma tabela com dados. Por exemplo, se houver uma mudança no preço dos materiais, os novos preços são imediatamente substituídos pelos antigos. Caso seja adquirida uma nova maquinaria, para alterar as fórmulas e funções que intervêm nos cálculos dos recursos de programação, é necessário dirigir-se ao nosso fornecedor para efectuar as modificações necessárias.

Não sou a favor nem contra o uso de uma ferramenta específica de orçamento. Cada um, conhecendo as possibilidades oferecidas pelas diferentes ferramentas, tomará uma decisão ou outra. Mas eu entendo os motivos pelos quais o Excel tem tantos fãs e é tão usado nas artes gráficas.