Ferramenta indispensável para a melhora da produtividade e de seus processos

José Antonio Matínez. Consultor de Leanprinting e melhoria de processos na LTCaM.

É uma realidade: somos viciados em números e eles nos influenciam poderosamente. Vejamos alguns exemplos:

  • Valoramos o estado de saúde de uma pessoa por seus sinais vitais (temperatura, respiração, tensão, pulso…).
  • Medimos nossa popularidade pelo número de seguidores ou amigos que temos no facebook.
  • Julgamos um jogador de futebol segundo a média de gols que marca por partida.

No contexto a melhora contínua dos números são tão esclarecedores que esta afirmação se cumpre como uma lei física:o que não se mede não se controla, o que não se controla não se administra, o que não se administra não se melhora.
As métricas são uma parte fundamental do sistema de melhora PDCA de nossos processos (planejar, fazer, medir, atuar). Mas medir por medir não vale. Trabalhar com os números adequados nos levará a tomar as decisões acertadas. A chave é saber O QUE medir e COMO medir.
Podemos definir uma métrica como um número que nos dá informação sobre um aspecto de nosso processo. Às vezes somente um número não é suficiente para nos dar a realidade de um feito de maneira clara e precisa, por isso, necessitamos de um sistema de métricas, que é uma coleção de números que fornece mais perspectiva ao nosso sistema de produção. O perigo pode ser que como somos viciados em números, queiramos medir tudo. Esta circunstância nos levará a perder o foco do que é importante e o que é secundário. Para este propósito definimos entre todas as métricas do sistema alguns indicadores chave do processo , os KPI`s (key process indicators) que são os mais representativos. Estes indicadores são os que estão representados no painel de avaliação da fabricação. Características de um painel de avaliação da fabricação
Para que um painel de avaliação da fabricação seja operativo tem que ter certas características essenciais, tais como:

  • Ser ecológico
  • Estar balanceado
  • Estar alinhado
  • Ser comunicado adequadamente

Ser ecológico. Um painel de mando ecológico é aquele que tem os indicadores necessários e nada mais. Existem empresas que medem tudo, convertem as métricas em um fim em vez de ser uma ferramenta útil e se vêem loucas para controlar, quando o que fazem é criar confusão. Para que painel de avaliação de mando seja ecológico tem que adotar a lei zen de ” menos é mais” e buscar o equilíbrio sem correr o risco de ter muitas poucas métricas, perdendo precisão nas análises. Os experts recomendam de 3 a 5 métricas chave por processo e nada mais.
Estar balanceado. Um sistema balanceado é o que tem indicadores de diferentes naturezas, como:

  • Efetividade: quanta produção temos conseguido com respeito ao nosso potencial. l Eficiência: com quantos recursos temos conseguido.
  • Eficácia: como temos cumprido com as expectativas de nossos clientes internos e externos.
  • Adaptabilidade: fornecem contextos, dando-nos informações sobre as circunstâncias sobre as quais realizamos nosso processo.

O sistema balanceado também consiste em abarcar todos os processos de fabricação, não somente o ” core” da produção
Estar alinhado. O sistema tem que ser compatível com a cultura e os valores da organização, com o valor apreciado de nossos clientes e com os interesses dos diferentes stake holders ou grupos de interesses para nossa empresa (clientes, pessoal, sócios, fornecedores, etc).
Estar comunicado adequadamente. A comunicação é vital para que um quadro motive a ação. Se os empregados estão confusos é muito difícil que desenvolvam comportamentos de melhora adequados. Tem que cuidar dos aspectos, tais como:

  • O conteúdo tem que estar adaptado ao usuário final.
  • Tem que explicar o propósito da métrica.
  • Contar como se calcula e que aspectos do processo melhoram o indicador.

Como implementar eficazmente um painel de avaliação da fabricação
Por outro lado, para que painel de avaliação da fabricação seja uma ferramenta eficaz de melhora tem que cuidar de aspectos muito importantes na metodologia, implementação e uso. Alguns deles são:

  • Quem medirá cada indicador.
  • Qual é a fórmula de calcular.
  • De qual sistema de informação os dados serão obtidos.
  • Quando os dados tem que estar calculados e os indicadores publicados.
  • Quais indicadores serão utilizados em cada reunião de seguimento e melhora.
  • Quais ações serão tomadas a partir das análises dos dados.
  • Como serão realizados os seguimentos para a execução dos planos de ação estabelecidos

Em resumo, comentar que painel de avaliação da fabricação é uma excelente ferramenta para a melhora dos processos, mas nem tudo é válido. Para que funcione tem que ter umas características concretas e ser parte de uma metodologia de trabalho. Se não se cumprem estas duas regras, teremos uma bonita coleção de gráficos, mas sua missão principal não será cumprida, a melhora dos processos, o que supõe recursos gastos que não fornecem valor é dizer: desperdício.