OKI Printing Solutions ha detectado las nueve prácticas de impresión que más perjudican el ahorro en impresión de las empresas y que se pueden evitar. Unas prácticas que merman su competitividad, reducen la eficiencia de los usuarios en tiempo de trabajo y generan pérdidas.
1. Mala praxis
- Imprimir sin previsualización. Es una de las equivocaciones más caras. Cuando la impresión final no cumple con las expectativas, implica gasto de papel, pérdida de tiempo del personal, y desgaste innecesario de los equipos.
- No Imprimir en dúplex cuando la mayoría de los equipos presentan esa opción de serie. Es un error común a todas las empresas. Repercute en un gasto de hasta un 50% más de papel y el doble de tiempo en espera de impresión, lo que afecta notablemente al tiempo final que cada usuario dedica al trabajo efectivo, algo que reduce los niveles de productividad, eficiencia y competitividad.
- No evaluar correctamente los bordes de impresión (borde largo; alto de página y borde corto; ancho de página). Es uno de los errores más frecuentes al enviar a la impresora listas de documentos en Excel, documentos con gráficos de barras. Su efecto se consiste en pérdidas de tiempo al imprimir documentos que finalmente no son útiles y en un derroche de papel.
2. Imprimir en tinta en entornos profesionales resulta muy caro porque por un lado el consumible es caro y de baja duración y por tanto el coste por página impresa es superior al de una impresora láser/LED y por otro, si el equipo no es utilizado por un tiempo, se seca la tinta, se atascan los cabezales y es preciso limpiar los cabezales y sustituir el consumible.
3. Usar tecnología inadecuada. Un equipo inadecuado, con tecnología obsoleta es una fuente inagotable de gasto y de pérdida de tiempo: la impresora que se atasca al dispensar el papel impreso, el tóner de baja calidad que no proporciona el color original del documento, la impresora que se «cuelga» hasta que recupera sus órdenes de impresión, son tan solo algunos de los problemas que dan los viejos equipos y que se evitan integrando productos basados en la mejor tecnología: la tecnología LED.
4. Evaluar incorrectamente las necesidades de impresión. Un alto porcentaje de compañías no saben la cantidad de documentos que imprimen a diario, ni tienen conocimiento de su tipología, ni del perfil de equipo adecuado para resolver sus necesidades. La partida de presupuesto destinada a la impresión se convierte en algo impreciso, incontrolado y en términos generales caro.
5. Hacer uso de una impresora por usuario cuando no sea preciso. Todavía hay muchas empresas que no han apostado por equipos en red, y que mantienen una impresora por cada usuario, por temas de «comodidad» y confidencialidad de los documentos impresos. Es un error muy caro en términos de consumo de papel, imposibilidad de control de la impresión, ocupación de espacio físico en la oficina, electricidad, etc. Suelen ser parques que se nutren de equipos de impresión, generalmente antiguos, que mantienen en uso para evitar la adquisición de nuevas tecnologías. La integración de los equipos de uso en red favorece al ahorro de la empresa.
6. No generar falsos ahorros al comprar equipos baratos. Hay que tener presente el gasto real a la hora de comprar un equipo. Todavía hoy hay muchas empresas que deciden su compra sólo en relación al precio del producto sin evaluar otras consideraciones como el coste de los consumibles, el mantenimiento del equipo, la asistencia técnica, etc. Es decir, los gastos reales de funcionamiento del equipo. Lo barato sale caro.
7. No valorar suficientemente el color. Es un error no imprimir en color cuando es preciso. Está demostrado que imprimir documentos a color produce un impacto hasta un 47% superior en quien accede al documento. El color es imprescindible en algunos documentos porque proporciona imagen de calidad y profesionalidad.
8. Desconocimiento del equipo y falta de formación para sacarle partido. Es muy frecuente que los usuarios desconozcan el funcionamiento de las máquinas, es decir, todo el rendimiento que pueden sacar de ellas. Esto se traduce en un menor aprovechamiento de las prestaciones del producto y en ocasiones, en gastos indeseados, que contribuyen a restar posibilidades de crecimiento de las compañías en términos de: pérdida de eficiencia, creación de documentos poco eficientes y monótonos, o con un uso inadecuado del color. Frecuentemente el uso inadecuado del producto acarrea costes indebidos en su utilización, así como pérdidas de tiempo y un gasto innecesario de papel.
9. No usar equipos multifunción, con las prestaciones que proporcionan. El multifuncional es un equipo de relativa reciente aparición y aunque el grado de penetración en el mercado, desde su llegada no ha hecho más que crecer, todavía son muchas las empresas que no han adoptado este tipo de dispositivos con los que pueden resolver una amplia variedad de requerimientos: imprimir, escanear, copiar y enviar faxes.